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电子会计档案是新《会计档案管理办法》最大亮点

2015-12-14 19:17 来源:中华会计网校

经过一段时间征求意见之后,新的《会计档案管理办法》终于发布了。中华会计网校各位学员对会计档案管理应当比较熟悉了,但是对电子会计档案可能还有些把握不准。请大家关注新的《会计档案管理办法》。

一、新《会计档案管理办法》修订了哪些内容?

新《会计档案管理办法》共31条,与原《管理办法》相比,主要作了以下调整:一是完善了会计档案的定义和范围;二是增加并明确了电子会计档案的管理要求;三是完善了会计档案的销毁程序;四是明确了会计档案出境的管理要求;五是调整了会计档案的定期保管期限,并延长了会计档案向单位档案管理机构移交的期限。

二、对电子会计档案的工作要求有哪些?

新《会计档案管理办法》的最大亮点就是增加了电子会计档案的相关规定,在会计档案的范围、保管、移交、销毁等方面对电子会计档案均进行了相应规定,主要有四个要求。

1、将电子会计档案纳入了会计档案的范围,规定会计档案包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

2、规定满足一定条件时单位内部生成和外部接收的电子会计资料可仅以电子形式归档保存。

3、要求电子会计档案移交时将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定;特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

4、要求电子会计档案的销毁由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

三、如何确保电子会计档案的真实、完整、可用、安全?

对于电子会计资料仅以电子形式归档保存的方式,新《管理办法》提出了如下要求:

1、形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;

2、使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;

3、使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;

4、采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;

5、建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;

6、形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案;

7、电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名。

四、新《会计档案管理办法》特别增加了鉴定销毁环节。

大量远远超过最低保管期限且符合销毁条件的会计档案已失去保存价值,却占据了储存空间,造成了资源浪费,因此新《会计档案管理办法》特别增加了鉴定销毁环节。

鉴定销毁环节要求:单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁。

可能只有一部分人直接负责会计档案管理工作,但我们日常工作中接触了大量可形成电子会计档案的文件,所以,请大家对新《会计档案管理办法》中关于电子会计档案的问题多加关注。

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相关法规文件:中华人民共和国财政部 国家档案局令第79号——会计档案管理办法

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