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会计档案管理办法

58:43 第01讲　会计档案管理办法（一）

全部讲义

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　　会计档案的作用：
　　（1）是经济业务重要的史料和证据
　　（2）可以反映出这个单位是否遵守财经纪律，在会计资料中有无弄虚作假、违法乱纪等行为。
　　（3）可以为国家、单位提供详尽的经济资料，为国家制定宏观经济政策、单位制定经营决策提供参考。

　　《会计法》和《会计基础工作规范》对会计档案的规定：
　　《会计法》“各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。会计档案的保管期限和销毁办法，由国务院财政部门会同有关部门制定。”“出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。”
　　《会计基础工作规范》“各单位的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料，应当建立档案，妥善保管”
　　近年来，随着我国市场经济体制的不断健全、经济社会的快速发展以及信息技术的广泛应用，会计档案的范围、内容、承载形式、管理方式、应用程度等均发生了较大的变化，现行管理办法的有关条款已经无法适应新情况和新变化。

　　中华人民共和国财政部国家档案局令第79号
　　会计档案管理办法
　　（2016年1月1日起施行）
　　法律、法规和规章？
　　1.法律广义是指全国人大及其常委会制定的规范性文件。在与法规等一起谈时，法律是指狭义上的法律。
　　2.法规，指国务院、地方人大及其常委会、民族自治机关和经济特区人大制定的规范性文件。
　　3.规章是行政性法律规范文件。规章主要指国务院组成部门及直属机构，省、自治区、直辖市人民政府及省、自治区政府所在地的市和经国务院批准的较大的市和人民政府，在它们的职权范围内，为执行法律、法规，需要制定的事项或属于本行政区域的具体行政管理事项而制定的规范性文件。
　　主要构架：

　　一、修订背景
　　二、修订历程
　　三、修订意义
　　四、主要修订内容
　　五、内容解读
　　六、如何衔接

　　具体内容：
　　
　　一、修订背景
　　（一）随着各单位信息化水平和精细化管理程度的日益提升，越来越多的会计凭证、账簿、报表等会计资料以电子形式产生和传递，并形成大量的电子会计档案，需要予以规范。
　　（二）随着经营管理对会计核算多维信息需求的增加，档案管理工作面临着成本效率问题，会计档案的保管形式需要进行变革。
　　（三）随着我国会计法律法规的不断完善，以及国家有关档案管理标准的出台或修订，会计档案的范围、保管、利用、销毁、交接等方面的规定，相应需要进行调整。
　　下面现行政策和旧《会计档案管理办法》规定的内容有差异：
　　《民法》民事诉讼最长诉讼时效20年。
　　《中华人民共和国电子签名法》确立了电子签名的法律效力，满足规定条件的电子会计凭证具有与纸质会计凭证同等的法律效力。
　　《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》分别将企业管理类档案和机关文书档案的定期保管期限统一为10年、30年。
　　《企业会计信息化工作规范》企业内部生成的会计凭证、账簿和辅助性会计资料，同时满足下列条件的，可以不输出纸面资料。
　　等等……

　　
　　二、修订历程
　　1984年出台；
　　1998年第一次修订；
　　2010年开始调研讨论；
　　2012年开展会计档案电子化管理试点工作；
　　2014年12月《征求意见稿》（第一次）；
　　2015年3-5月《征求意见稿》（第二次）；
　　2015年9月《草案》；
　　2015年12月11日发布；
　　2016年1月1日起施行。

　　
　　三、修订意义
　　一是，有利于推动互联网创新经济的发展；
　　二是，有利于促进形成绿色、低碳的发展方式；
　　三是，有利于推进国家治理能力现代化。

　　
　　四、主要修订内容
　　一是，完善了会计档案的定义和范围；
　　二是，增加并明确了电子会计档案的管理要求；
　　三是，完善了会计档案的销毁程序；
　　四是，明确了会计档案出境的管理要求；
　　五是，调整了会计档案的定期保管期限；
　　六是，延长了会计档案向单位档案管理机构移交的期限；
　　七是，完善了会计档案利用的有关要求；
　　八是，明确了代理记账中涉及的会计档案管理问题。

　　（一）完善了会计档案的定义和范围
　　1.旧《会计档案管理办法》会计档案的定义和范围存在的问题
　　（1）旧《会计档案管理办法》采用列举的方式，提出了四类应当归档的会计资料，但未对会计档案的内涵进行界定。列举之外的其他会计资料是否应当归档，缺少相应的判断标准，导致各单位在实际工作中的做法存在较大差异或者出现一些争议。
　　（2）旧《会计档案管理办法》中会计档案定义只是强调了纸质会计档案的属性，而现在已经是网络电子时代，财务部门早就实现了电算化，计算机已经全面代替了手工记账。

　　2.会计档案的定义和范围的新旧对比
　　

　　续表

会计档案范围

具体包括：
（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。
（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。
（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册

第六条下列会计资料应当进行归档：
（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；
（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；
（三）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；
（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料

　　3.修订内容解读
　　（1）旧定义是列举式的。主要是说明会计档案的作用。
　　新定义是界定式的，揭示会计档案的特点和本质。符合这个条件的都是会计档案。
　　（2）把电子档案纳入会计档案。
　　（3）范围上，列举了四类会计档案，且在附表中，列举了企业和其他组织、财政总预算、行政单位、事业单位更为详细的会计档案范围，便于操作。

　　（二）增加并明确了电子会计档案的管理要求
　　1.规范电子会计档案管理的必要性和可行性
　　（1）信息技术的应用和电子商务的发展改变了会计信息的产生、传递方式。
　　（2）数量庞大的电子会计凭证需要打印、整理、归档，会计档案管理工作面临全新挑战。
　　（3）会计档案电子化管理的外部政策环境和法制环境基本成熟。
　　（4）信息技术的日趋成熟为会计档案电子化管理提供了有力支持。
　　（（1）和（2）为必要性；（3）和（4）为可行性）

　　2.电子会计档案的管理要求的新旧对比

			原《会计档案管理办法》	新《会计档案管理办法》
电子会计档案管理	管理方法		第十二条采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案	第七条单位可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案
	仅以电子形式保存	内部形成的		第八条同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：（见下页）
		外部接收的		第九条满足本办法第八条规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案
	移交保管			电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。单位档案管理机构接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收
	销毁			电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销

　　3.电子会计档案管理的主要内容
　　（1）将电子会计档案纳入了会计档案的范围，规定会计档案包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案；
　　（2）删除了“具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案”的规定；
　　（3）规定满足一定条件时单位内部生成和外部接收的电子会计资料可仅以电子形式归档保存；
　　（4）要求电子会计档案移交时将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定；特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交；
　　（5）要求电子会计档案的销毁由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

　　4.明确电子会计档案的管理要求
　　（重点解读上述第三条）（3）仅保存电子会计档案的条件
　　为确保电子会计档案的真实、完整、可用、安全，对于电子会计资料仅以电子形式归档保存的方式，新《管理办法》提出了如下要求：
　　一是，形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；
　　二是，使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；
　　三是，使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；

　　四是，采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；
　　五是，建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；
　　六是，形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案；
　　七是，电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名。
　　以上要求中：
　　第一、七项规定是确保电子会计档案的真实，第二、三、六项是确保电子会计档案的准确、完整、可用，第四、五项规定是确保电子会计档案的安全。单位内部生成的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至六项规定；单位外部接收的电子会计资料仅以电子形式归档保存必须同时满足第一至七项规定。

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