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内控中的职责分离(segregation of duty)(上)

来源: 正保会计网校 编辑: 2016/08/19 17:37:53 字体:

  一、会计岗位设置中的不相容职务(accounting department)

  企业设置的会计工作岗位一般可分为:会计机构负责人或者会计主管人员,出纳,财产物资核算,工资核算,成本费用核算,财务成果核算,资金核算,往来结算,总账报表,稽核,档案管理等。上述会计工作岗位可以一人一岗、一人多岗或者一岗多人,但应符合不相容职务相互分离的要求,具体包括:(1)出纳职务与收入、支出、费用的核算职务,与债权债务的核算职务,与稽核职务,与会计档案的保管职务等均属于不相容职务,应当予以分离。(2)会计核算职务与相应的稽核检查职务属于不相容职务,应予分离。(3)总分类账的登记职务与相关明细分类账的登记职务属于不相容职务,应当分离。

  二、货币资金业务中的不相容职务(cash)

  (1)钱账分管,即出纳专职负责货币资金的收支业务,除现金和银行存款日记账外,不兼记总账和债权债务等明细账,不负责汇总记账凭证,不抄寄各种往来结算账户对账单。另一方面,除了出纳外,其他任何人,包括会计人员、单位领导、各种业务人员等,均不得办理货币资金收支业务,包括收付现金和接收、开出银行支票。(2)出纳与核对职务应分离,即库存现金要由专人进行定期或不定期地进行盘点;银行存款应指定专人及时对账,每月收受银行对账单、编制银行存款余额调节表,应当由出纳、管现金账和银行存款账以外的人员负责。(3)支票的签发如果涉及到印章,则不能由负责付款的出纳保管印章,印章须由专人保管且保管人不能接触支票(4)一切付款均须得到恰当批准,即付款经办人与审批人应当分离。

  三、购货与付款业务中的不相容职务(expenditure cycle)

  购货与付款业务通常要经过提出申请——订货采购——验收入库——结算付款这样四个业务环节,涉及使用部门、供应部门、仓储部门和会计部门四个职能部门。因此,在购货与付款业务中,商品存货的请购、订货、验收和结算职务互为不相容职务,必须由不同的人员担任。单位应当建立采购与付款业务的岗位责任制,明确相关部门和岗位的职责、权限,确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。采购与付款业务不相容职责至少包括:请购与审批;询价与确定供应商;采购合同的订立与审批;采购与验收;采购、验收与相关会计记录;付款审批与付款执行。这些都是对单位提出的、有关采购与付款业务相关职责适当分离的基本要求,以确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约与监督。

  四、存货与仓储业务中的不相容职务(inventory cycle)

  (1)商品存货的保管、收发必须由专人负责,并建立账卡进行数量核算,不得兼任采购或销售,也不能担任会计部门有关存货总账、明细账的登记职务;同时,非实物保管人员应限制接近资产,不得办理物资收发。(2)商品存货的请领、审批、发放与记账须相互独立,不能由一人包办。(3)财产物资的保管与清查职务应分离,即应由

  会计部门组织,定期或不定期的查对账证、抽点实物,以保证账证相符、账账相符、账实相符。

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