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关于差旅费的账务处理,看这一篇就够了!

2019/10/31  来源: 中税答疑新媒体智库  字体:  打印

差旅费几乎是家家企业都会发生,因此差旅费的财税处理几乎会计人员都会遇到。但是,看似平常而简单的差旅费,里面却包含了很多财税问题,其中税务问题就涉及到增值税、企业所得税和个人所得税等,稍不注意就会出现问题。

关于差旅费的账务处理,看这一篇就够了!

一、 差旅费具体包括的内容

对于差旅费应该包括哪些具体内容,目前的会计准则、财务通则和税法均无具体规定,实务中更多参照的是《中央和国家机关差旅费管理办法》的规定:差旅费是指工作人员临时到常驻地以外地区公务出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。

因此,大多数企业在实务中差旅费具体包括的费用有以下几类:

1. 交通费:出差途中的车票、船票、机票等;

2. 车辆费用:如果是自带车辆,出差路上的油费、过路费、停车费等;

3. 住宿费;

4. 补助、补贴:误餐补助、交通补贴等;

5. 市内交通费:目的地的公交、出租等费用;

6. 杂费:行李托运、订票费等。

二、 差旅费中涉及到的增值税问题

(一)交通费(含市内交通费、杂费)

1. 符合税法规定的交通费可以抵扣进项税额

根据《财政部 税务总局 海关总署关于深化增值税改革有关政策的公告》(财政部 税务总局 海关总署公告2019年第39号,以下简称39号公告)规定,从2019年4月1日起,纳税人购进国内旅客运输服务,其进项税额允许从销项税额中抵扣。

考虑到国内旅客运输服务多数情况下提供的是车票、船票、机票等,而不是增值税专用发票,39号公告同时补充规定,纳税人未取得增值税专用发票的,暂按照以下规定确定进项税额:

(1)取得增值税电子普通发票的,为发票上注明的税额;

(2)取得注明旅客身份信息的航空运输电子客票行程单的,为按照下列公式计算进项税额:

航空旅客运输进项税额=(票价+燃油附加费)÷(1+9%)×9%

(3)取得注明旅客身份信息的铁路车票的,为按照下列公式计算的进项税额:

铁路旅客运输进项税额=票面金额÷(1+9%)×9%

(4)取得注明旅客身份信息的公路、水路等其他客票的,按照下列公式计算进项税额:

公路、水路等其他旅客运输进项税额=票面金额÷(1+3%)×3%

2. 需要注意国内旅客运输服务不能抵扣进项税额的限制范围

但是,并不是所有差旅费中的国内旅客运输服务都可以抵扣进项税额,《国家税务总局关于国内旅客运输服务进项税抵扣等增值税征管问题的公告》(国家税务总局公告2019年第31号,以下简称31号公告)第一条“关于国内旅客运输服务进项税抵扣”中就做出了限制性规定:

(1)员工范围的限制

31号公告规定,《财政部 税务总局 海关总署关于深化增值税改革有关政策的公告》(财政部 税务总局 海关总署公告2019年第39号)第六条所称“国内旅客运输服务”,限于与本单位签订了劳动合同的员工,以及本单位作为用工单位接受的劳务派遣员工发生的国内旅客运输服务。

上述这段话的意思,就是企业报销的外单位员工差旅费,不能抵扣进项税额。

(2)开票信息要求的限制

31号公告规定,纳税人购进国内旅客运输服务,以取得的增值税电子普通发票上注明的税额为进项税额的,增值税电子普通发票上注明的购买方“名称”“纳税人识别号”等信息,应当与实际抵扣税款的纳税人一致,否则不予抵扣。

国内旅客运输服务,开具的增值税电子普通发票,一般出现在包车的情况下。这时,就需要正确开具发票,该填写的信息必须要求完整而正确的填写,只能填写企业的信息,而不能填写为员工个人的信息。

(3)抵扣开始时间的限制

31号公告规定,纳税人允许抵扣的国内旅客运输服务进项税额,是指纳税人2019年4月1日及以后实际发生,并取得合法有效增值税扣税凭证注明的或依据其计算的增值税税额。以增值税专用发票或增值税电子普通发票为增值税扣税凭证的,为2019年4月1日及以后开具的增值税专用发票或增值税电子普通发票。

在一些单位存在差旅费延后报销的问题,需要特别检查票据上的时间,避免出现不该抵扣进项税额也抵扣了。

(二)车辆费用

在出差时自驾车必然要发生一系列与车辆有关的费用。

如果出差驾驶车辆属于企业所有的,那就比较简单,出差途中发生的车辆费用,直接按规定抵扣进项税额就行,此处不赘述。

如果是租用租车公司的汽车,租赁费和按租赁合同约定承担的费用,直接按规定抵扣进项税额就行了。

如果属于“私车公用”的情况,则比较麻烦,因为税法没有这方面的专门规定,各地在具体执行标准也是不同的。因此,企业财务人员首先要了解并掌握当地的具体情况,避免把不该抵扣的进项税额给抵扣了。

(三)住宿费

营改增后,住宿费就能抵扣进项税额了。企业财务人员主要需要关注住宿费发票的开具是否正确。

虽然差旅费中的住宿费在形式上都满足了税法关于进项税额抵扣的规定,但是如果存在以下情况还是不能抵扣进项税额:

1. 属于职工福利性质范畴的,比如报销的员工旅游、探亲等情况下的住宿费;

2. 员工或股东个人消费的;

3. 属于交际应酬给予客户等报销的;

4. 企业免税项目或简易计税项目编制人员出差发生的等。

鉴于此,可能存在税务争议情况有:

1. 住宿费的发生时间是否集中发生在节假日,如春节、五一、国庆等;消费的酒店是否集中在景点、旅游区;

2. 结合企业的福利制度,是否存在返乡、旅游等福利项目;

3. 企业本地发生的住宿费(考虑有接待消费的可能);

4. 员工因公差旅发生住宿费报销,是否有注明事由的单位出差审批表以及其他证明,如:航空客运行程单、登机牌、道路客运发票、保险发票等;

5. 企业内部选择适用简易计税方法以及免征增值税的项目在内部人员编制、费用预(核)算、报销等方面是否进行了分别核算。

三、 差旅费的会计处理和企业所得税处理

对于差旅费的账务处理,会计准则并无具体规定,仅在会计科目“管理费用”的使用说明时提到一点。根据差旅费报销人员性质不一样,按照会计原则,实务中的差旅费报销主要计入“管理费用——差旅费”和“销售费用(营业费用)——差旅费”两个会计科目。对于一些特殊情况的差旅费,需要分析后,遵循会计基本原则的基础上确定计入的会计科目。

对于差旅费的会计处理和税务处理,需要分不同情形进行处理。

1. 可直接税前扣除的

对于管理部门或后勤部门人员出差计入“管理费用——差旅费”;企业独立董事为行使其独立董事的职责而发生的差旅费,计入的是“管理费用——董事会经费”;销售部门或营销部门为销售产品、市场推广等计入“销售费用(营业费用)——差旅费”;对于这些费用支出,税法没有限制性规定,只要在票据等方面符合规定就可以直接扣除。

2. 需要计入资产计税基础,不能直接税前扣除。

(1)通过“制造费用”计入存货的

比如,制造型企业产品加工过程中,有一个环节需要委外加工,但是企业又不放心受托加工方的质量控制,决定安排生产技术人员到受托方生产现场进行技术指导和现场质量控制。发生的差旅费应先计入“制造费用”,而后按规定计入存货的成本(计税基础)。

(2)通过“在建工程”计入固定资产的

企业基建部门为施工建设而发生的差旅费,应先计入“在建工程”,然后按规定计入固定资产原值(计税基础)。

(3)通过“研发支出”计入无形资产的

企业研发人员为研发新技术、新工艺、新产品等而发生的差旅费。属于费用化支出的,在当期按规定进行加计扣除;属于资本化支出的,按规定的进入“无形资产”计税基础。

(4)其他按规定应计入资产成本(计税基础)的。

3. 只能限额扣除的

(1)属于“广告费和业务宣传费”范畴的

企业为达到宣传的作用,邀请消费者或客户到公司参观等活动发生的费用应计入“业务宣传费”,按税法规定限额扣除。

(2)属于“业务招待费”范畴的

企业因交际应酬等发生的差旅费,应计入“业务招待费”,按税法规定限额扣除。

(3)属于“职工福利费”范畴的

企业报销的属于员工福利性质或福利部门人员出差费用的,应计入“职工福利费”,按税法规定限额扣除。

四、 差旅费中的差旅费津贴、误餐补助的涉税问题

差旅费津贴、误餐补助涉及到个人所得税和企业所得税问题。

(一)个人所得税方面

1. 涉及到差旅费补贴的个人所得税规定有:

(1)《征收个人所得税若干问题的规定》(国税发〔1994〕089号)

下列不属于工资、薪金性质的补贴、津贴或者不属于纳税人本人工资、薪金所得项目的收入,不征税:

1)独生子女补贴;

2)执行公务员工资制度未纳入基本工资总额的补贴、津贴差额和家属成员的副食品补贴;

3)托儿补助费;

4)差旅费津贴、误餐补助。

(2)《关于误餐补助范围确定问题的通知》(财税字〔1995〕82号)

国税发〔1994〕089号文件规定不征税的误餐补助,是指按财政部门规定,个人因公在城区、郊区工作,不能在工作单位或返回就餐,确实需要在外就餐的,根据实际就餐顿数,按规定的标准领取的误餐费。一些单位以误餐补助名义发给职工的补贴、津贴,应当并入工资、薪金所得计征个人所得税。

(3)国家税务总局所得税司巡视员卢云2012年4月11日在线就所得税相关政策答疑的回答中涉及个人所得税有:

网友问:单位给出差人员发的交通费和餐费补贴是否并入当月工资薪金计征个人所得税?每月通讯费补贴是否并入当月工资薪金计征个人所得税?

卢云答:根据现行个人所得税法和有关政策规定,单位以现金方式给出差人员发放交通费、餐费补贴应征收个人所得税,但如果单位是根据国家有关一定标准,凭出差人员实际发生的交通费、餐费发票作为公司费用予以报销,可以不作为个人所得征收个人所得税。

关于通讯费补贴,如果所在省市地方税务局报经省级人民政府批准后,规定了通讯费免税标准的,可以不征收个人所得税。如果所在省市未规定通讯费免税标准,单位发放此项津贴,应予以征收个人所得税。

2. 出差补助报销的注意事项

需提醒的是,对个人取得的按照出差天数、路程等取得现金差旅费津贴在纳税申报时,应由纳税人提供出差的交通费、住宿费凭证或企业安排出差的有关计划,符合规定标准的免税。超过标准的部分,要并入当月的工资薪金所得征收个税。尽管很多地方是参照上述《中央和国家机关差旅费管理办法》文件执行的,但由于经济发达程度不同,各地的标准也可能不尽相同,也是要看当地有没有具体规定。

企业应建立规范的差旅费报销制度,明确规定出差补助标准,如果当地税务机关要求备案的应按规定进行备案。

(二)企业所得税方面

企业所得税方面,出差补助在实务中主要问题是出差补助是否需要发票以及报销标准。目前各省市对差旅补助的规定不一致,有的省市参照行政事业单位的标准,有的省市政策比较到位有较明确规定,有的省市可以由企业自行制定合理的差旅费管理办法,报主管税务机关备案,有的省市要求提供票据。建议企业具体参照各省市税务机关的政策规定。

五、 为外单位人员报销的差旅费问题

在国家税务总局发布《企业所得税税前扣除凭证管理办法》(国家税务总局公告2018年第28号)前,企业承担了外单位人员的差旅费,能否税前扣除曾经是一个有争议的问题,各地税务机关执行口径不一致。

但是,自从《企业所得税税前扣除凭证管理办法》发布后,就不再是争议问题了,因为该办法第十八条规定,在相关协议中约定了差旅费承担方式或比例就可以进行税前扣除了。

所以,简单的差旅费其实并不简单!

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