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计算机技术方法在审计工作中应用的现状与发展

2008-08-08 14:44 来源:昂劲松 江东东
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  知识经济和信息技术的高速发展,推动全球进入了信息社会时代。这个时代的显著特征之一就是:IT技术被广泛应用于社会的各个领域,成为社会发展的重要支柱。计算机技术方法也理所当然地被引入审计领域,成为审计工作中最重要的工具。特别是AO系统和OA系统的推广应用,把计算机技术方法在审计工作中的运用推向了一个新阶段,对审计工作产生了全方位的影响。但就目前的审计应用而言,尚处在起步和摸索阶段。可以说,让计算机技术方法与审计实现完美的融合,它所走的每一步都是艰难的,所走的每一步又都是开天辟地的,是值得我们重视与思考的。在克服困难中前进,更要求我们重视现状,总结问题,又要求我们未雨绸缪,考虑它的未来与发展。

  一、在审计中应用计算机技术方法的背景

  计算机技术方法在审计中的应用是计算机技术与数据处理电算化发展的结果,它与传统的手工审计并没有实质的区别,其审计的目的与职能并没有改变。它们之间虽有着很多的不同,但传统审计技术和方法中的相当一部分仍然可利用,两者并不是不可兼容的。在审计中应用计算机技术方法有两方面的原因:

  外在因素:计算机技术在管理信息系统中的应用,尤其是会计管理和业务管理系统中的广泛应用,使得传统审计无从下手。随着计算机技术在各行业中的应用以及企业会计电算化信息系统的建立与完善,会计信息系统在数据处理流程、处理方式、内部控制及组织结构等方面发生了巨大变化,这些变化使得传统审计的审计手段、审计技术方法无法完全揭露新环境下存在的问题,审计面临着失去资格的巨大风险,在这种形势下,也就迫切要求有一种新技术应用于审计中,这种技术方法就是计算机技术方法。与此同时,信息技术的发展,电子政务、电子商务的出现,也使计算机技术方法在审计工作中的成功运用成为可能。

  内在需求:审计自身的发展越来越体现出传统审计方法的不足,也促进了计算机技术方法在审计中的应用。随着我国经济的快速发展,审计监督力度的加强,审计范围不断的扩大:从原来的财政财务审计发展到效益审计,从账项基础审计发展到制度基础审计、风险基础审计,从事后审计发展到事中、事前审计等。面对如此发展形势,传统审计方法显示出其效率低、审计范围狭小等缺点,越来越不能及时完成审计任务,达到审计目标。在审计管理方面,审计质量控制体系的建立,要求审计机关将审计管理工作的前移,使其贯穿于审计工作的全过程。

  综上所述,传统审计已不能满足审计的要求和社会发展需要,在审计中应用计算机技术方法已经成为审计发展的必由之路。

  二、在审计中计算机技术方法应用的现状

  目前,计算机技术方法在审计中的应用得到充分的重视,特别在实施“金审工程”后,计算机技术的应用范围更为广泛,也取得了一定的成效,但同时也存在了一定的问题,计算机技术方法在审计中的应用任重而道远。

  (一)审计信息化建设初见成效

  “金审工程”一期已相继在我省各市部署完成。“金审工程”一期包括网络系统、应用系统(含信息资源)、安全系统、机房设施、人员培训、系统标准规范等6个内容,其中应用系统是建设的重点,它主要划分为审计管理和审计实施两大分系统,目前一些审计项目已经运用了这两大系统,并取得良好的效果,提高了审计效率,扩大了审计范围。

  通过“金审工程”一期的建设,我省审计机关已建成了由单位内局域网、系统专用网和因特网三套互相独立、物理上互相隔离,信息上互相联通的网络信息网。通过在专网上部署审计管理系统(地方版/1拖N版)实现了省与市、县之间的联网,审计机关的文件和信息在审计管理系统中传递更加安全、方便。市一级审计机关也都先后建立了自己的审计门户网站,完善了本级电子政务系统,提高了信息共享水平,发挥了对外宣传的作用,在审计机关履行审计监督职能的同时,让社会监督审计机关,体现了公正、公平、公开的原则,也为实现审计信息化开辟了快速通道。这些成果为“金审工程”二期的建设打下了坚实的基础,也预示着“金审工程”二期建设将会把我省审计事业推向又一个高峰。

  从2005年起,我省各级审计机关以计算机技术应用为重点,以应用促提高,以应用促发展,开始学习和应用AO系统。安庆市审计局选择了财政、金融、社保、医疗卫生等大数据量和数据集中程度高的公共资金管理部门,组织计算机审计技术的推广、交流和攻关,从业务和财务两个不同层面,按照“编制模型,全面分析,发现线索,验证结果”的工作思路,积极探索计算机辅助审计的方法,取得了较好的审计效果,AO系统在审计中应用已从个别单项运用逐步发展到整个项目中的运用。

  在审计信息化建设的过程中,一些地方审计机关借鉴外地审计信息化建设成功经验,加强了小型审计辅助软件的开发利用,如行业性法规库的开发利用,法规电子手册,审计应用模板等等。法律法规库的建设对审计行为提供了法律依据,特别是地方性法律法规库的建设更是有针对性和必要性的。为了完善审计管理系统(OA)和现场审计实施系统(AO)中的法律法规,安庆市审计局在总结归纳财经问题和财经法规基础上,利用“帮助文档制作软件”制作了《财经违法违规行为处理处罚电子手册》,为综合类、财政类、金融类、税收类等财经违法违规问题提供了定性、处理处罚依据和法规保障。

  (二)计算机技术方法在审计中的各个方面得以应用

  1、办公方面的应用

  Office软件是现代办公中常用的一种软件,它简单易学、功能强大,包括Word、Excel、Access、PowerPoint等,它可以有效的提高工作质量和效率。利用Word进行字处理,设计有关公文模板,大大节约了审计工作时间,不仅有利于公文的编辑和排版,更有利于信息资料的查询与保存,实现公文的规范化。利用Excel进行表格处理,可以根据自己需要方便快捷的编制电子表格,只要输入数据,编辑或利用现有公式和函数,可自动生成结果,如实现对数据的求和、平均值、绝对值等,还可以对数据的筛选和排序等。另外对计算机办公辅助系统的应用,为实现无纸化办公打下了良好的基础。基于C/S模式开发的审计台帐软件、人事管理软件和档案管理软件,只需在客户端上安装相应的客户端软件,实现其与服务器端的连接,就可实现相应的管理功能并且可以实现和审计管理系统(OA)的连接,提高了专业管理人员的工作效率,它们也提供了强大的管理功能,如:档案管理软件可以实现对审计档案、文书档案、案卷档案、文件档案、音像档案和会计档案的管理和统计。利用计算机技术开发的数据备份与恢复功能,更保证了数据的安全性和完整性。

  2、在审计计划项目建立、公文流转方面

  利用计算机技术开发的基于B/S模式的审计管理系统(OA),是一个功能强大的审计管理工作平台,它本身部署在系统专用网上,实现了与因特网的物理隔离,所以保证了它的安全性,同时将功能模块化,使得结构清晰,更易掌握。它的强大功能已融入审计之中,特别在计划项目管理和公文流转方面更是显示出其方便与高效,可轻松实现计划项目的建立与维护、公文流转、公文签发与入库、公文管理与查询,同时严格的权限控制也保证了公文的安全,责任的明确。

  3、在数据采集转换和数据分析方面

  现场审计实施系统(AO)在审计中发挥了巨大作用,它提供了大量的转化模板,可轻松实现对财务数据和业务数据的采集转换。同时数据库技术也在采集转换方面发挥了作用,利用各中数据库如SQL Server、ACCESS、EXCEL、DBASE、ORACLE的导入导出功能与备份功能,对数据格式进行转化已满足审计人员的审计需求,也可以通过用户自定义的数据源实现数据的采集,用户利用操作系统中的数据源(ODBC),通过数据源管理器建立用户数据源后,即可利用AO的数据采集功能连接到用户自定义的数据源,实现数据的导入采集。

  在数据分析方面,现场审计实施系统提供了审计分析、审计抽样、利用现有审计方法自动审计等功能,实现对财务数据、业务数据的分析。但目前对业务数据的分析用的比较多的方法还是利用SQL 2000数据库和关系型数据库基本语言实现对数据的分析、转化。可以说在数据转化和分析方面,数据库技术方法要求很大,特别是SQL语言发挥了极大的作用。

  4、在审计数据、信息交互方面

  远程访问技术的成熟以及计算机硬、软件的发展,使得远程连接服务器,实现数据交互成为可能。审计管理系统(OA)和现场审计实施系统(AO)就实现了远程连接访问功能,在外的审计组通过电话拨号或电子政务网连接到服务器,实现远程访问,并对现场审计实施系统进行相关设置(远程服务器地址、端口号的设置),从而实现异地AO与OA的交互,可以将审计文档、审计底稿等打包上传,这样审计机关领导就可以随时了解审计组的情况,进行宏观的把握,同时可以对审计组工作作出指示,为审计组的工作指明了方向。此外,通过系统交互还可以实现对审计项目的三级复核。

  在现实的审计工作中,一些审计人员往往存在一个误区,认为现场审计系统只能在有电子数据的审计项目中运用,他们忽略了现场审计系统的一个重要功能,那就是审计管理的功能。现场审计系统提供了一系列规范化的审计作业模板,从建立计划项目到出具审计报告,现场审计系统按照《审计法》和有关审计准则规定的审计程序,确立了一个完整的审计管理流程。

  5、审计网络建设方面应用

  计算机技术在网络方面的应用主要表现在审计专网的建设和应用上,我省投入大量的硬件、软件,依托党政网组建审计专网,实现了省、市、县三级联网,实现了硬件、软件的共享和网上公文传输,为实现审计系统全面的办公自动化、无纸化,实现远程联网审计打下了坚实的基础。

  (三)目前,在审计中应用计算机技术方法存在的一些问题

  1、应用计算机技术方法审计的基础较差,仍然处于刚刚起步阶段。

  应用计算机技术方法审计的基础差主要表现在三个方面:一是重硬件轻软件。大多数基层审计机关,硬件建设已能基本满足计算机审计要求,但对审计软件和信息安全软件投入意识不强;二是人才的缺乏,大多数工作在基层一线的审计人员的计算机操作使用水平并不是很高,缺乏对计算机基础知识的了解和系统培训,不具备独立操作计算机或使用计算机辅助审计软件的能力(主要是数据采集工作)。三是运用的表层化倾向明显。受制于一些固有的运用模式和传统经验,满足于表面的运用,缺乏总结与交流,缺乏深层次的功能开发。

  2、缺乏利用计算机技术方法对信息系统进行审计的研究

  信息系统审计对于大多数审计人员是个陌生的概念,在传统审计中,对纸质帐进行审计时,常常要加强内部控制制度的审计,避免假帐真审的情况发生。目前,众多电算化会计软件的出现,使得审计风险加大,往往会出现假电子帐,为了避免假帐真审,必须利用计算机技术方法加强信息系统审计,然而现在接触信息系统审计的人员很少,更加缺少利用计算机技术方法对信息系统审计的要求和研究。

  三、在审计中计算机技术方法应用的发展趋势

  计算机技术方法在审计中的应用使我们感受到了它所带来的优势,如提高了工作效率、降低了审计成本,扩张了审计范围,它的机动灵活性可以对审计内容进行全面、迅速、有效的分析。这些优势更坚定了在审计中应用计算机技术方法的信念,在这里简要介绍一下计算机技术方法在审计中应用的趋势供大家参考:

  (一)利用计算机技术开发的辅助工具进行审计的过程,是一个重点项目的应用到全面应用的过程

  利用计算机辅助工具进行审计依旧是现代审计的一种趋势,目前“金审工程”的建设,使审计力量得以加强,审计现代化水平得以提高,如何将这种投入变成效率,其实就是对计算机辅助软件的应用过程,特别是对现场审计实施系统(AO)和审计管理系统(OA)的应用,同时也是一个逐步推进的过程,从重点项目应用到全面应用的过程。首先面对目前审计条件有限、人才缺乏的情况,要完成全面应用计算机技术进行审计是不大可能,只有集中力量、加强投入对重点项目、典型项目进行审计,充分利用AO与OA等其他计算机辅助软件的功能或根据需要自行开发审计软件进行审计,善于总结计算机技术方法、审计经验和成果,体现计算机审计的优越性,同时加强计算机知识技能培训、计算机审计骨干积极带动其他审计成员推广计算机技术方法在审计中的应用逐步走向全面实现计算机技术在审计中的应用,这个过程需要一段时间,但是这种发展趋势是不会变的,是审计必经的一个阶段。

  (二)对会计电算化软件系统进行审计的计算机技术方法的应用

  目前,我们利用计算机技术进行审计主要还是对被审系统的电子数据的审计,然而现在大多数的商品化会计软件都是部门(单位)自行编制的,采用的语言和数据库类型也是多种多样,这无疑给我们的审计带来了巨大风险,这也要求在未来信息化情况下的审计,必须是全面的审计,要把电子数据、信息系统、系统内控作为一个整体,都是审计的重点,缺一不可,也只有这样,我们才能全面履行审计职责,降低审计的风险。

  对于会计电算化软件系统我们主要审查系统的功能是否恰当、完备,能否满足用户核算和管理的要求;数据流程、处理方法是否符合会计制度、法规和财经纪律;是否建立了安全可靠的程序控制;是否充分保留了方便今后进行审计工作的审计线索;是否建立了用于保障系统安全运行的保密措施和管理制度等。在这种情况下,要求我们对会计电算化系统足够的了解,利用系统测试方法进行各种符合性测试和实质性测试如黑盒测试、白盒测试,也可根据需要设计审计程序预置或嵌入到被审计单位会计电算化系统中根据测试结果和标准结果进行比较,以达到审计测试和鉴别出被审计单位会计电算化系统特定的程序模块的准确性与完整性。特别是被审计单位根据需要对系统的程序有所修改时更应当进行符合性和实质性测试和对系统进行审计评价,评价系统功能上是否达到原定要求,尽早发现问题,提出改进意见。这些技术方法的应用必将是提高审计效率,降低审计风险的发展趋势。

  (三)网络技术等计算机技术在审计中应用的前景十分广阔

  电子商务的出现形成了各种虚拟企业,这些企业通过网络实现广告宣传和交易,理财与报税等多种功能而且它们的数量及规模逐年都在不断扩大,构成了网络经济中经营主体的一部分,这种新型的经营主体将会被纳为审计对象,对虚拟企业的审计便构成电子商务审计的具体内容。与此同时,电子政务的出现和发展,使财政统一支付机制得以迅速建立。这就要求我们具有网络审计的能力,即基于互联网、电子政务网,借助现代信息技术,运用专门的方法,通过人机结合,对被审计单位的网络会计信息系统的开发过程及其本身的合规性、可靠性和有效性以及基于网络的会计信息的真实性、合法性进行远程审计。审计人员可以把自己的计算机终端联至这些网络上调取被审计单位的有关资料。随着网络经济在全球的不断渗透发展,网络审计必然成为未来审计的发展趋势。

  计算机技术方法在审计中的应用,使审计事业面临着前所未有的发展契机,同时也对审计人员提出了新的更高要求。要推动计算机技术方法在审计工作中得到更广泛更深入的运用,靠的是审计人员。审计机关要突出加强对审计人员计算机技术知识的培训力度,提高审计人员的综合素质,不断提高审计人员适应现代审计的能力。只要这样,计算机技术方法才可能在审计中得到很好的运用,审计信息化建设也才能结出更加丰硕的成果。

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