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ORACLE ERP系统会计凭证管理解决方案
会计凭证管理是公司财务部门的一项重要工作。企业使用ORACLE ERP系统后，再使用传统凭证管理方式将会极其不适应，新的ORACLE ERP系统必然要有新的解决方案。
一、凭证管理的目标
1、方便平时查询和检索
会计凭证是记录经济业务的书面凭证，凭证管理要做到方便公司内部及外部人员能快速的查阅。如公司内部审计查阅和外部税务检查查阅。
2、符合会计档案管理要求
会计凭证是重要的会计档案和经济资料，因此凭证管理要做到符合档案管理的要求。
二、传统凭证管理方法
1、几个重要单据解释说明
原始凭证：原始凭证是经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的文字凭据。如供应商开具的应付发票及附带的入库单据属于原始凭证。
记账凭证：记账凭证是根据原始凭证经济业务事项确定会计分录后所填制的会计凭证。
汇总记账凭证：是根据同类记账凭证定期加以汇总而重新编制的记账凭证，目的是为了简化登记总分类账的手续。
2、传统凭证管理方法
根据原始单据填制记账凭证，打印记账凭证，把原始单据与记账凭证粘贴在一起进行保管。记账凭证一般进行细分，如分成收款、付款、转账三类；也可细分为现收、现付、银收、银付、转账五类。记账凭证按月份按类别进行流水编号，每月财务结账后整理记账凭证，按类别按编号进行装订保管。为了方便分类账簿登记，有的公司也编制汇总记账凭证。汇总记账凭证单独进行管理，汇总记账凭证与记账凭证建立对应关系方便查阅。
传统凭证管理方法优点：记账凭证与原始单据粘贴在一起，一目了然。
三、ORACLE ERP系统凭证管理方法
ORACLE ERP系统是业务财务集成的管理系统，各项业务在系统处理的时候，系统会根据事先定义的规则在各个模块自动生成会计分录（记账凭证）。这些会计分录（记账凭证）可以定期或者每月底传入总账模块生成总账日记账（汇总记账凭证）。下面就结合ORACLE ERP系统的特点来阐述一下在此系统下会计凭证管理的解决方案。
1、总体方案
ORACLE ERP系统在许多模块都会根据系统事先定义的会计科目自动生成会计分录即记账凭证。如应付模块、应收模块、资产模块、采购模块、库存模块等都会有会计分录（记账凭证）的生成。这些会计分录（记账凭证）会定期传送到总账形成日记账即汇总记账凭证。在ORACLE ERP系统里，总账日记账根据来源模块分为人工（总账输入凭证）、应付、应收、资产、采购、库存等。结合ORACLE ERP系统这一特别的会计分录层次结构和ORACLE ERP系统标准功能，建议使用ORACLE ERP系统的企业选择如下会计凭证管理解决方案：
按模块分类别顺序编号保管原始单据，各模块会计分录（即记账凭证）不打印，总账日记账（即汇总记账凭证）打印单独保管的方式对会计凭证进行管理。
2、总账模块方案
①定义总账单据序列，对总账所有来源日记账进行顺序编号，可以按年或者按月顺序编号。
②每月结账后，打印所有当前月份的总账日记账按顺序编号进行装订保管。注意来源子模块的日记账不需要附件，来源人工的总账日记账需要附上原始单据。为什么来源子模块的日记账（汇总记账凭证）不需要附件呢？这是由于这些日记账来源于子模块的许多会计分录，子模块的会计分录对应着原始单据，如果直接把子模块业务原始单据附在总账日记账后面，对应关系反而不清晰。而通过系统的关联（总账日记账关联子模块会计分录，子模块会计分录关联原始单据），相互间对应关系清晰，查询和检索高效。来源人工的总账日记账为什么附上原始单据呢？因为它们之间有直接的对应关系，所以粘贴一起保管，这样，查询和检索也方便、快捷。
③系统中各会计科目的分类账是根据总账日记账来登记的。来源于子模块的总账日记账（汇总记账凭证）与子模块会计分录（记账凭证）有系统的对应关系，方便以后的查阅和审计。通过来源子模块总账的日记账可以方便快速追溯查询到子模块的会计分录及对应的原始单据编号。
3、应付模块方案
①定义应付单据序列，对应付模块发票和付款分别进行顺序编号，可以按年或者按月顺序编号。
②应付发票、应付付款处理时，在原始单据右上角标记顺序编号，每月结账后，应付发票和应付付款原始单据分别按顺序编号进行装订保管。在第一页附上应付发票清单和应付付款清单。如下表：
（表一）
（表二）
③在应付模块，可以根据系统应付发票及会计分录快速找到原始单据，也可以通过原始单据快速找到系统应付发票及会计分录。应付付款也是如此。
【我要纠错】 责任编辑：zoe
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