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《中国注册会计师审计准则第1131号——审计工作底稿》指南

颁布时间:2006-11-01  发文单位:中国注册会计师协会

  第一章 总 则

  《中国注册会计师审计准则1131号——审计工作底稿》(以下简称本准则)第一章(第一条至第六条),主要说明本准则的制定目的和适用范围、审计工作底稿的含义、编制目的和使用的文字及对审计工作底稿实施控制程序的要求。

  一、审计工作底稿的含义

  本准则第三条明确了工作底稿的含义,指出本准则所称审计工作底稿,是指注册会计师对制定的审计计划、实施的审计程序、获取的相关审计证据,以及得出的审计结论作出的记录。审计工作底稿是审计证据的载体,是注册会计师在执行审计过程中形成的审计工作记录和获取的资料。它形成于审计过程,也反映整个审计过程。

  二、审计工作底稿的编制目的

  本准则第四条规定,注册会计师应当及时编制审计工作底稿,以实现下列目的:

  (1)提供充分、适当的记录,作为审计报告的基础;

  (2)提供证据,证明其按照中国注册会计师审计准则(以下简称审计准则)的规定执行了审计工作。

  审计工作底稿是注册会计师形成审计结论,发表审计意见的直接依据。在会计师事务所因执业质量而涉及诉讼或有关监管机构进行执业质量检查时,审计工作底稿能够提供证据,证明会计师事务所是否按照审计准则的规定执行了审计工作。

  及时编制审计工作底稿有助于提高审计工作的质量,便于在出具审计报告之前,对取得的审计证据和得出的审计结论进行有效复核和评价。如果时间拖延过久,注册会计师可能会遗忘某些事项,使得审计工作底稿的记录不能全面地反映注册会计师所执行的审计工作。一般情况下,在审计工作执行过程中编制的审计工作底稿比事后编制的审计工作底稿更准确。

  三、编制审计工作底稿使用的文字

  本准则第五条规定,编制审计工作底稿的文字应当使用中文。少数民族自治地区可以同时使用少数民族文字。中国境内的中外合作会计师事务所、国际会计公司成员所和联系所可以同时使用某种外国文字。会计师事务所执行涉外业务时可以同时使用某种外国文字。

  四、审计工作底稿的控制程序

  本准则第六条规定,会计师事务所应当按照《会计师事务所质量控制准则第5101号——业务质量控制》的规定,对审计工作底稿实施适当的控制程序,以满足下列要求:

  (1)安全保管审计工作底稿并对审计工作底稿保密;

  (2)保证审计工作底稿的完整性;

  (3)便于对审计工作底稿的使用和检索;

  (4)按照规定的期限保存审计工作底稿。

  为了保证审计工作底稿的完整性,注册会计师不得对其进行不当删除、废弃和改动。

  第二章 审计工作底稿的性质

  本准则第二章(第七条至第八条),主要说明审计工作底稿的性质、内容及归整的要求。

  一、审计工作底稿的存在形式和内容

  本准则第七条说明审计工作底稿的存在形式和内容。

  (一)审计工作底稿的存在形式

  本准则第七条第一款规定,审计工作底稿可以以纸质、电子或其他介质形式存在。随着信息技术的广泛运用,审计工作底稿的形式从传统的纸质形式扩展到电子或其他介质形式。但无论审计工作底稿以哪种形式存在,会计师事务所都应当针对审计工作底稿设计和实施适当的控制,以实现下列目的:

  (1)使审计工作底稿清晰地显示其生成、修改及复核的时间和人员;

  (2)在审计业务的所有阶段,尤其是在项目组成员共享信息或通过互联网将信息传递给其他人员时,保护信息的完整性和安全性;

  (3)防止未经授权改动审计工作底稿;

  (4)允许项目组和其他经授权的人员为适当履行职责而接触审计工作底稿。

  为便于会计师事务所内部进行质量控制和外部执业质量检查或调查,以电子或其他介质形式存在的审计工作底稿,应与其他纸质形式的审计工作底稿一并归档,并应能通过打印等方式,转换成纸质形式的审计工作底稿。

  (二)审计工作底稿通常包括的内容

  本准则第七条第二款规定,审计工作底稿通常包括总体审计策略、具体审计计划、分析表、问题备忘录、重大事项概要、询证函回函、管理层声明书、核对表、有关重大事项的往来信件(包括电子邮件),以及对被审计单位文件记录的摘要或复印件等。

  此外,审计工作底稿通常还包括业务约定书、管理建议书、项目组内部或项目组与被审计单位举行的会议记录、与其他人士(如其他注册会计师、律师、专家等)的沟通文件及错报汇总等。本指南附录1131-1①“审计档案的组成范例”中列举了若干构成审计工作底稿的资料和记录,供参考。

  一般情况下,分析表主要是指对被审计单位财务信息执行分析程序的记录。例如,记录对被审计单位本年各月收入与上一年度的同期数据进行比较的情况,记录对差异的分析等。

  问题备忘录一般是指对某一事项或问题的概要的汇总记录。在问题备忘录中,注册会计师通常记录该事项或问题的基本情况、执行的审计程序或具体审计步骤,以及得出的审计结论。例如,有关存货监盘审计程序或审计过程中发现问题的备忘录。本指南附录1131-4列示了问题备忘录格式范例,供参考。

  核对表一般是指会计师事务所内部使用的、为便于核对某些特定审计工作或程序的完成情况的表格。例如,特定项目(如财务报表列报)审计程序核对表、审计工作完成情况核对表等。它通常以列举的方式列出审计过程中注册会计师应当进行的审计工作或程序以及特别需要提醒注意的问题,并在适当情况下索引至其他审计工作底稿,便于注册会计师核对是否已按照审计准则的规定 进行审计。本指南附录1131-5 中列示了审计工作完成情况核对表格式范例,供参考。

  在实务中,会计师事务所通常采取以下方法从整体上提高工作(包括复核工作)效率及工作质量,并进行统一质量管理:

  (1)会计师事务所基于审计准则及在实务中的经验等,统一制定某些格式、索引及涵盖内容等方面相对固定的审计工作底稿模板和范例,如核对表、审计计划及业务约定书范例等,某些重要的或不可删减的工作会在这些模板或范例等中予以特别标识;

  (2)在此基础上,注册会计师再根据各具体业务的特点加以必要的修改,制定适用于具体项目的审计工作底稿。

  (三)审计工作底稿通常不包括的内容

  本准则第七条第三款规定,审计工作底稿通常不包括已被取代的审计工作底稿的草稿或财务报表的草稿、对不全面或初步思考的记录、存在印刷错误或其他错误而作废的文本,以及重复的文件记录等。由于这些草稿、错误的文本或重复的文件记录不直接构成审计结论和审计意见的支持性证据,因此,注册会计师通常无需保留这些记录。

  二、审计工作底稿的归整

  本准则第八条规定,对每项具体审计业务,注册会计师应当将审计工作底稿归整为审计档案。

  在实务中,审计档案可以分为永久性档案和当期档案。这一分类主要是基于具体实务中对审计档案使用的时间而划分的。

  ①为帮助理解,本准则指南给出的范例对某些需要解释的项目予以举例说明(以[×××]表示)。这些举例并不能涵盖所有情况,也不能取代相关准则中的规定。

  (一)永久性档案

  永久性档案是指那些记录内容相对稳定,具有长期使用价值,并对以后审计工作具有重要影响和直接作用的审计档案。例如,被审计单位的组织结构、批准证书、营业执照、章程、重要资产的所有权或使用权的证明文件复印件等。若永久性档案中的某些内容已发生变化,注册会计师应当及时予以更新。为保持资料的完整性以便满足日后查阅历史资料的需要,永久性档案中被替换下的资料一般也需保留。例如,被审计单位因增加注册资本而变更了营业执照等法律文件,被替换的旧营业执照等文件可以汇总在一起,与其他有效的资料分开,作为单独部分归整在永久性档案中。

  (二)当期档案

  当期档案是指那些记录内容经常变化,主要供当期和下期审计使用的审计档案。例如,总体审计策略和具体审计计划。

  本指南附录1131-1的 “审计档案的组成范例”中涵盖了审计档案各组成部分的范例,供参考。

  第三章 审计工作底稿的格式、内容和范围

  本准则第三章(第九条至第十七条),主要说明对审计工作底稿的格式、内容和范围的总体要求,并且对记录测试的特定项目或事项的识别特征、重大事项以及编制人员及复核人员提出了明确的要求。

  第一节 总体要求

  本准则第九条及第十条说明编制审计工作底稿的总体要求和确定审计工作底稿的格式、内容和范围时,注册会计师应当考虑的因素。

  一、总体要求

  本准则第九条规定,注册会计师编制的审计工作底稿,应当使得未曾接触该项审计工作的有经验的专业人士清楚了解:

  (1)按照审计准则的规定实施的审计程序的性质、时间和范围;

  (2)实施审计程序的结果和获取的审计证据;

  (3)就重大事项得出的结论。

  有经验的专业人士,是指对下列方面有合理了解的人士:

  (1)审计过程;

  (2)相关法律法规和审计准则的规定;

  (3)被审计单位所处的经营环境;

  (4)与被审计单位所处行业相关的会计和审计问题。

  本条规定是注册会计师编制审计工作底稿的总体要求。注册会计师在确定审计工作底稿的格式、内容和范围时,应该按照本条规定,考虑如何恰当地编制审计工作底稿。

  二、确定审计工作底稿的格式、内容和范围时应考虑的因素

  本准则第十条规定,在确定审计工作底稿的格式、内容和范围时,注册会计师应当考虑下列因素。

  1.实施审计程序的性质。通常,不同的审计程序会使得注册会计师获取不同性质的审计证据,由此注册会计师可能会编制不同格式、内容和范围的审计工作底稿。例如,注册会计师编制的有关函证程序的审计工作底稿(包括询证函及回函、有关不符事项的分析等)和存货监盘程序的审计工作底稿(包括盘点表、注 册会计师对存货的测试记录等)在内容、格式及范围方面是不同的。

  2.已识别的重大错报风险。识别和评估的重大风险水平的不同可能导致注册会计师实施的审计程序和获取的审计证据不尽相同。例如,如果注册会计师识别出应收账款余额存在较高的重大错报风险,而其他应收款的重大错报风险较低,则注册会计师可能对应收账款实施较多的审计程序并获取较多的审计证据,因而 对测试应收账款的记录会比针对测试其他应收款记录的内容多且范围广。

  3.在执行审计工作和评价审计结果时需要作出判断的范围。审计程序的选择和实施及审计结果的评价通常需要不同程度的职业判断。例如,运用非统计抽样的方法选取样本进行应收账款函证程序时,注册会计师可能基于应收账款账龄、以前的审计经验及是否为关联方欠款等因素,考虑哪些应收账款存在较高的重大 错报风险,并运用职业判断在总体中选取样本,并对作出职业判断时的考虑事项进行适当的记录。因此,在作出职业判断时所考虑的因素及范围可能使注册会计师作出不同的内容和范围的记录。

  4.已获取审计证据的重要程度。注册会计师通过执行多项审计程序可能会获取不同的审计证据,有些审计证据的相关性和可靠性较高,有些质量则较差,注册会计师可能区分不同的审计证据进行有选择性的记录,因此,审计证据的重要程度也会影响审计工作底稿的格式、内容和范围。

  5.已识别的例外事项的性质和范围。有时注册会计师在执行审计程序时会发现例外事项,由此可能导致审计工作底稿在格式、内容和范围方面的不同。例如,某个函证的回函表明存在不符事项,如果在实施恰当的追查后发现该例外事项并未构成错报,注册会计师可能只在审计工作底稿中解释发生该例外事项的原因及影响。反之,如果该例外事项构成错报,注册会计师可能需要执行额外的审计程序并获取更多的审计证据,由此编制的审计工作底稿在内容及范围方面可能有很大不同。

  6.当从已执行审计工作或获取审计证据的记录中不易确定结论或结论的基础时,记录结论或结论基础的必要性。在某些情况下,特别是在涉及复杂的事项时,注册会计师仅将已执行的审计工作或获取的审计证据记录下来,并不容易使其他有经验的注册会计师通过合理的分析,得出审计结论或结论的基础。此时注册会计师应当考虑是否需要进一步说明并记录得出结论的基础(即得出结论的过程)及该事项的结论。

  7.使用的审计方法和工具。使用的审计方法和工具可能影响审计工作底稿的格式、内容和范围。例如,如果使用计算机辅助审计技术对应收账款的账龄进行重新计算时,通常可以针对总体进行测试,而采用人工方式重新计算时,则可能会针对样本进行测试,由此形成的审计工作底稿会在格式、内容和范围方面有所不同。

  考虑以上因素有助于注册会计师确定审计工作底稿的格式、内容和范围是否恰当。注册会计师在考虑以上因素时需注意,根据不同情况确定审计工作底稿的格式、内容和范围均是为达到本准则第四条所述的编制审计工作底稿的目的,特别是提供证据的目的。例如,细节测试和实质性分析程序的审计工作底稿所记录的审计程序有所不同,但两类审计工作底稿都应当充分、适当地反映注册会计师执行的审计程序。

  为帮助理解,本指南附录1131-2列举了进一步审计程序的工作底稿和相关支持性的工作底稿范例,供参考。另外,某些准则的指南中包含若干审计工作底稿的范例,注册会计师在实务中可以参考。

  第二节 审计工作底稿的内容和范围

  本准则第十一条至第十七条对审计工作底稿的内容和范围作出了进一步规定。

  一、审计工作底稿的要素

  通常,审计工作底稿包括下列全部或部分要素:

  (1)被审计单位名称;

  (2)审计项目名称;

  (3)审计项目时点或期间;

  (4)审计过程记录;

  (5)审计结论;

  (6)审计标识及其说明;

  (7)索引号及编号;

  (8)编制者姓名及编制日期;

  (9)复核者姓名及复核日期;

  (10)其他应说明事项。

  下面分别对以上所述要素中的第(4)、(5)、(6)、(7)、(8)、(9)项进行说明。

  二、审计过程记录

  (一)记录特定项目或事项的识别特征

  本准则第十一条规定,在记录实施审计程序的性质、时间和范围时,注册会计师应当记录测试的特定项目或事项的识别特征。记录特定项目或事项的识别特征可以实现多种目的。例如,便于对例外事项或不符事项进行检查,以及对测试的项目或事项进行复核。

  本准则第十二条第一款规定,识别特征是指被测试的项目或事项表现出的征象或标志。第十二条第二款进一步指出,识别特征因审计程序的性质和所测试的项目或事项不同而不同。

  对某一个具体项目或事项而言,其识别特征通常具有唯一性,这种特性可以使其他人员根据识别特征在总体中识别该项目或事项并重新执行该测试。为帮助理解,以下列举部分审计程序中所测试的样本的识别特征:

  (1)本准则第十二条第一款指出,如在对被审计单位生成的订购单进行细节测试时,注册会计师可能以订购单的日期或编号作为测试订购单的识别特征。需要注意的是,在以日期或编号作为识别特征时,注册会计师需要同时考虑被审计单位对订购单编号的方式,例如,若被审计单位按年对订购单依次编号,则识别特征是××年的××号;若被审计单位仅以序列号进行编号,则可以直接将该号码作为识别特征;

  (2)对于需要选取或复核既定总体内一定金额以上的所有项目的审计程序,注册会计师可能会以实施审计程序的范围作为识别特征,例如,总账中一定金额以上的所有会计分录;

  (3)对于需要系统化抽样的审计程序,注册会计师可能会通过记录样本的来源、抽样的起点及抽样间隔来识别已选取的样本,例如,若被审计单位对发运单顺序编号,测试的发运单的识别特征可以是,对4月1日至9月30日的发运台账,从第12345号发运单开始每隔125号系统抽取发运单;

  (4)对于需要询问被审计单位中特定人员的审计程序,注册会计师可能会以询问的时间、被询问人的姓名及职位作为识别特征;

  (5)对于观察程序,注册会计师可能会以观察的对象或观察过程、观察的地点和时间作为识别特征。

  (二)重大事项

  本准则第十三条规定,注册会计师应当根据具体情况判断某一事项是否属于重大事项。重大事项通常包括:

  (1)引起特别风险的事项;

  (2)实施审计程序的结果,该结果表明财务信息可能存在重大错报,或需要修正以前对重大错报风险的评估和针对这些风险拟采取的应对措施;

  (3)导致注册会计师难以实施必要审计程序的情形;

  (4)导致出具非标准审计报告的事项。

  同时本准则第十五条规定,注册会计师应当及时记录与管理层、治理层和其他人员对重大事项的讨论,包括讨论的内容、时间、地点和参加人员。

  有关重大事项的记录可能分散在审计工作底稿的不同部分。将这些分散在审计工作底稿中的有关重大事项的记录汇总在重大事项概要中,不仅可以帮助注册会计师集中考虑重大事项对审计工作的影响,还便于审计工作的复核人员全面、快速地了解重大事项,从而提高复核工作的效率。对于大型、复杂的审计项目,重大事项概要的作用尤为重要。因此本准则第十四条第一款规定,注册会计师应当考虑编制重大事项概要,将其作为审计工作底稿的组成部分,以有效地复核和检查审计工作底稿,并评价重大事项的影响。

  本准则第十四条第二款进一步规定,重大事项概要包括审计过程中识别的重大事项及其如何得到解决,或对其他支持性审计工作底稿的交叉索引。有关重大事项概要工作底稿格式范例,参见本指南附录1131-3。

  (三)记录针对重大事项如何处理矛盾或不一致的情况

  本准则第十六条规定,如果识别出的信息与针对某重大事项得出的最终结论相矛盾或不一致,注册会计师应当记录形成最终结论时如何处理该矛盾或不一致的情况。

  上述情况包括但不限于注册会计师针对该信息执行的审计程序,项目组成员对某事项的职业判断不同而向专业技术部门的咨询情况,以及项目组成员和被咨询人员不同意见(如项目组与专业技术部门的不同意见)的解决情况。

  记录如何处理识别出的信息与针对重大事项得出的结论相矛盾或不一致的情况是非常必要的,它有助于注册会计师关注这些矛盾或不一致,并对此执行必要的审计程序以恰当地解决这些矛盾或不一致。

  但是,对如何解决这些矛盾或不一致的记录要求并不意味着注册会计师需要保留不正确的或被取代的资料。例如,某些信息初步显示与针对某重大事项得出的最终结论相矛盾或不一致,注册会计师发现这些信息是错误的或不完整的,并且初步显示的矛盾或不一致可以通过获取正确或完整的信息得到满意的 解决,则注册会计师无需保留这些错误的或不完整的信息。此外,对于职业判断的差异,若初步的判断意见是基于不完整的资料或数据,则注册会计师也无需保留这些初步的判断意见。

  (四)其他准则中的相关记录要求

  注册会计师编制审计工作底稿,不仅要遵守本准则的规定,还要遵守其他准则中关于审计工作记录的相关规定。

  三、审计结论

  注册会计师恰当地记录审计结论非常重要,注册会计师需要根据所实施的审计程序及获取的审计证据得出结论,并以此作为对财务报表形成审计意见的基础。在记录审计结论时需注意,在审计工作底稿中记录的审计程序和审计证据是否足以支持所得出的审计结论。

  四、审计标识及其说明

  审计工作底稿中可使用各种审计标识,但应说明其含义,并保持前后一致。以下是注册会计师在审计工作底稿中列明标识并说明其含义的例子,供参考。在实务中,注册会计师也可以依据实际情况运用更多的审计标识。

  ∧:纵加核对

  <:横加核对

  B:与上年结转数核对一致

  T:与原始凭证核对一致

  G:与总分类账核对一致

  S:与明细账核对一致

  T/B:与试算平衡表核对一致

  C:已发询证函

  C\:已收回询证函

  五、索引号及编号

  通常,审计工作底稿需要注明索引号及顺序编号,相关审计工作底稿之间需要保持清晰的勾稽关系。在实务中,注册会计师可以按照所记录的审计工作的内容层次进行编号。例如,固定资产汇总表的编号为 C1 ,按类别列示的固定资产明细表的编号为C1-1,以及列示单个固定资产原值及累计折旧的明细表编号,包括房屋建筑物(编号为C1-1-1)、机器设备(编号为C1-1-2)、运输工具(编号为C1-1-3)及其他设备(编号为C1-1-4)。相互引用时,需要在审计工作底稿中交叉注明索引号。

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