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内部控制设计之不相容职务失效

2015-11-20 16:05 来源:中华会计网校

随着我国经济社会的发展,我国的企业慢慢的进入到了稳定发展的阶段,内部管理制度以及内控制度的重要性也渐渐凸显出来,许多公司根据自身的业务设计了内控制度。

内部控制中,不相容职务分离是一项比较重要的工作。现实中许多舞弊的发生也和不相容职务分离失效有关。实务中,导致不相容职务分离失效的原因有很多,常见的有这么几种。

不相容职务

一、不同循环中不相容职务产生了交叉。

这种情况在现实中不常见,但是也会有,常常出现在一些规模比较小的企业中。这些企业由于人员较少,因此在设置职务分离时有时会导致一个人在不同的循环中承担不同的职责。例如:甲在销货业务中担任审核同时在投资业务中担任授权,乙在销货业务中担任授权同时在投资业务中担任审核。甲乙可以相互交换权力使本来在单一业务循环中有效的相互牵制设计失效。特别的是在两个业务循环中两个人担任的职务正好处于上、下位对调, 这种情况下作弊的可能性极大。

二、不相容职务的设置本身存在漏洞。

这种情况指得是在内控制度设计时出现了漏洞和意外,导致一个人在同一个业务循环中控制两个重要环节。例如在购货与付款业务同时担任审核和授权批准两个职务,就可以把价格或性能不合适的设备买进来,导致企业利益受到损失。

三、不相容职务的僵化导致不相容职务设置的失效。

不相容职务在设置的初期是有效的。随着时间的推移,人们对于制度逐步适应,制度的威慑力会逐渐衰减而失去效用。如果不对制度本身或执行制度的人进行调整,就会产生舞弊现象。有许多时候企业出问题并不是原来制度不好,而是因为制度是有“寿命”的。

四、总体的内部控制制度的不足导致不相容职务设置失效。

我们说不相容职务的设置只是整个内部控制体系的一部分,其他的内部控制还有实物控制制度、文件管理制度、信息传递制度、强制休假制度等等,这些制度需要务活动通常可以划分为授权、签发、核准、执行和记录五个步骤。如果上述每一步都有相对独立的人员或部门分别实施或执行,就能够保证不相容职务的分离,从而便于内部控制作用的初步发挥。相互配合,形成一种良好的制度生态群。如果其他制度没有起到作用,单纯的不相容制度难以起作用,一种制度单兵推进是不会有长期生命的。现代的职务犯罪呈现集团化的倾向,例如,不相容职务的设置对于串通作弊的“窝案”是不起作用的,“升级版”的不相容职务应该包括职务轮换、突然休假制度。商业银行较早认识这个问题,对于如同城票据交换、外汇交易等一些重要岗位除不相容职务设置外,常采取强制休假来防止舞弊。

最后,我们需要注意,作为内控的一部分,不相容职务设置意味着向管理目标的某一终点努力,但不是终点本身;它的成效受人的影响, 而不只是华丽的政策、精细的守则或表格;不相容职务分离只能为公司管理层提供合理的保证,而不是绝对的保证。

我要纠错】 责任编辑:斯坦