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审计人必备:掌握word十三招(下)

来源: 互联网 编辑: 2013/08/26 09:17:27  字体:

  七、用“表格——标题行重复”功能,实现在每一页上都能打印行标题、且做到自动满页显示

  在Word中文字编排时难以实现每一页上都重复打印一个行标题,如果采用表格功能,设置不好,最后一页是有多少行打多少行,也没有标题,不能实现满页打印。如果你用一下Word中的“表格——标题行重复”,就可以实现这个功能。方法:先复制Excel表至Word中用“粘贴”功能,再选择所需要设为标题行的部分,点击“表格”——“重复标题行”就完成了。试一下,在标题行外的空格连续中输入数据或文字,换行,至第二页,是不是自动满页显示?此功能在处理进行工程决算审计表中,你需要在Word表格中连续输入需要每页有文本标题显示的、同时在次页需要满页显时就起作用了。

  八、利用“插入-对齐方式-页码-内侧”功能,让文稿正反的页码能在正确位置打印

  在打印审计报告或其他文件需要正反打印时,我们会先将⒈⒊⒌⒎⒐页码先编在右侧,先打这几页,然后再对反面的⒉⒋⒍⒏⒑页的页编排在左侧,再进行打印,这样打印后页码就自然对映,如果搞错了,那就要浪费纸张了。不过你采用“插入-对齐方式-页码-内侧”功能后,只要在打印界面上先打⒈⒊⒌⒎⒐页,然后将纸反过来再打⒉⒋⒍⒏⒑页,这样处理后页码自然对齐了。

  九、解决文字输入中的首行缩进两个字符问题

  在你正常输入文本时首先确定首行缩进两个字符,你在“段落——缩进与间距——特殊格式”中确定需要首行缩进两个字符,“段落——缩进与间距——度量值”有时会显示厘米,这样就无法精确计算两个字是多少。如何处理?先选择区域,再选择一下字体“宋体”,再选择“段落”——缩进与间距——特殊格式——首行缩进“,再选择”度量值“便会出现缩进两个字符了,点击一下,以后你就不用再考虑应缩进多少厘米了。

  十、利用图片处理工具,巧妙处理数码相机的取证材料

  我们现在普遍使用数码相机进行原始材料的取证,其取证的隐蔽性较好,在审计中发现的问题未最后确定时,往往不为被审计单位察觉(过去发现问题时对原始资料折叠复印容易被发现),但其后续图片处理不太方便,用Acdsee还是用Photoshp,是需要花一定时间学习的。其实Office2000中就有很实用的图片处理软件Microsoft Photo Editor,结合Word,你便能很方便处理数码图片资料了。方法:第一步安装图片软件,对Office2000进行安全安装,即在进入按装程序——“添加或删除功能”——在“Microsoft Office”下拉菜单中选择“从本机运行全部程序”——“开始更新”,这以后你机器上就安装了Microsoft Photo Editor;第二步打开全部图片,然后一张一张的“裁切”——“复制”——打开Word文档——“粘贴”,第三步在Word中从“工具”中打开“图片”格式,对每张图片的大小、对比度、黑白等调整一下,尽量将一张凭证的所有附件整合在一页或几页上,然后对需作为审计证据的图片一次性打印出来,这一方面节约了纸张,另一方面也形成了审计证据的电子文档。

  十一、给Word文件配备Excel文件,便于审计文件资料查找与汇集

  我们在用Word编辑文件时,需要用Excel文件编一些表格资料,如果将编写审计报告或其他报告所需要的审计调整调查表等Excel表格文件整合到一个Word中,这样做有利于文件表格资料查找、修改、整理,不必在打印好Word后再到Excel中去查找所打印文件对应的Excel文件了。方法:光标移至己打开的Word文件的最后,打开“插入”——“对象”——“由文件创建”,在“文件名”右侧“浏览”选择你需要插入的文件,然后在“显示为图标”上打勾就行了。这时文档中出现了一个图标,双击即打开了该Excel文件,注意此文件己成为Word文件的附件,保存了Word文件即保存了Excel文件。同理在Excel中也可加载上一些Word文件。考虑打印Word文件时会将Excel文件图标打印出来,此时可先删除这个图标,进行Word文件的打印,然后用“Ctrl+Z”,撤销刚才动作,即可恢复Excel文件图标。

  十二、利用邮件合并功能,实现批量处理含有数据的文本资料

  我们在处理信函、通知、询证函、审计日记、审计工作底稿等,其格式基本一致,但具体内容及对象都不同,如果每次都一个一个的录入打印,使得基本相似的文本格式都在重复输入,如何利用己有的数据资源,使这类重复劳动变成一件轻松的事情,用“邮件合并”来解决,主要是利用Excel的数据资料,在Word中设置需要输入的位置后,可自动生成,具体方法可在Word的帮助文件学习。

  十三、用好“两端对齐”与“左对齐”,让文档界面清楚漂亮

  我们在安装Word2000时,格式栏中文字对齐方式只有“两端对齐”、“居中”、“右对齐”一般不显示出“左对齐”格式,而我们在编制文章时有时需要用“左对齐”,从那里找出来?在“工具”——“自定义”——“格式”,找到“左对齐”后左击不放,拖至格式栏中你确定的位置、放手,这时“左对齐”的格式就留在了格式栏中了。而“两端对齐”的作用是以“左对齐”为前题,对在自动换行中因标点符号、数字等造成换行后右端出现上下行不对齐的问题进行修正,做到在自动换行的各行能保持上下行左右侧对齐。因此你在排版时要考虑“左对齐”与“两端对齐”功能进行选择,这样处理后,你的文档界面就会清楚漂亮。

我要纠错】 责任编辑:nyb

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