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电子商务网络会计探析

2005-10-24 14:30 来源:郑绮萍

  电子商务是当今信息社会中网络技术、电子技术和数据处理等在商贸领域中综合运用的产物。电子商务的根本性变革在于把商品(货物和服务)流、资金流、技术流、业务流统统反映在信息流上,并由信息流来组织和支配,这为各种新的更加高效的管理与组织模式提供了广阔空间和可能。新的企业系统开始出现,如网上企业、网际企业、虚拟企业等。同时,新的经济形态也逐步形成,如直接经济、网络经济等。这些伴随电子商务而来的新的组织与经济形式动摇了传统会计理论的框架。会计基本假设、基本原则、会计报告等已无法一一适应新时代的要求。于是网络会计模式即应运而生。网络会计是在互联网环境下对各种交易和事项进行确认、计量和披露的会计活动。因而它是建立在网络环境基础上的会计信息系统,是电子商务的重要组成部分。它依靠网络强大的辐射能力,对其财务活动通过远程核算和监控,使其管理能力能够轻易地延伸到全球的任何一个结点,它将改变会计信息的获取与利用方式,在环境和内容上都与传统会计发生了很大的改变。

  一、电子商务对传统会计的冲击

  由于网络环境的出现,企业的组织形态、交易模式等等都产生相应的变革,这些变革对传统会计的冲击主要表现在以下方面:

  (一)会计理论

  1、会计主体假使

  会计理论是建立在一系列会计假使的基础上的。会计主体假设从空间上界定了会计工作的具体核算范围,只有在这个假设基础上资产、负债及所有者权益等会计要素才有了空间归属。然而,伴随着电子商务而来的虚拟企业是一种为了适应快速、多变的市场需求,制造商联合供应商、经销商、顾客,以共同地、及时地开发、生产、销售多样化、个性化的产品的企业组织,是一个寿命与空间随时间而变化的松散联盟,极有可能在完成一笔或几笔交易后即告消失。传统会计中构成会计主体的依据已不再适用。可行的解决方法是以网络上临时存在的这一特殊组织来替代传统意义上的会计主体概念,从而保证会计信息处理过程的顺利开展。

  2、持续经营假设

  持续经营假设明确指出除非存在明显的反证,会计主体都将持续、正常地无限期地经营下去,而不终止清算。在电子商务模式中,虚拟企业的经营活动具有“短暂性”,适时介入、退出与转换。因此,这些会计主体有相当部分在形成之时即已经能预见到其解散的局面,使得“持续经营”假设已站不住脚。比较可行的方法是以清算假设来取而代之。

  3、会计分期假设

  在传统环境下,会计分期假设在某种程度上可以认为是一种无奈地选择,实际上,会计信息的处理速度和披露手段均受到限制,使得会计信息的实时提供无法实现,因而只能将企业持续经营的生命期人为地划分为一个个相等的、相互独立而又相互衔接的时间段,以每个时间段来披露与之相对应的会计信息。在网络环境下,由于会计信息处理的速度得到极大的提高,加上网络对会计信息实时披露的支持,使得会计分期假设已经失去其存在的前提基础。另外,人力资源、经济资源的快速流动,虚拟企业本身存在时间也相当有限,针对其短暂的生命期,在会计信息披露上再进行会计期间划分也无必要。因此,以交易期间、合作期间作为会计期间,更适合虚拟企业的特点。

  4、货币计量假设

  电子商务将传统意义上的“货币计量”发展成为无纸化电子货币计量。通过货币所反映的价值信息已不足以成为企业管理者和投资者进行决策的主要依据。相反,另一些指标如创新能力、客户满意率、市场占有率,应变能力、人力资源、服务质量以及企业竞争能力的提高等等,这些因素对企业的生存至关重要却无法用货币形式衡量,因而在计量方面,传统会计显然力不从心,应附加非货币化的环境信息与报表的附加说明来体现。

  (二)会计职能

  电子商务对传统会计的冲击也体现在会计职能的变化上。在网络会计下,计算机强大的运算和传输功能,使会计数据处理相当及时,业务一旦发生和确认后可立即主动进入会计信息系统并随即进行检测处理,业务信息可实时转化且自动生成会计信息,由此会计的职能已从核算型过渡到管理型。在电子商务环境下,本企业交易的信息通过网络直接置于交易中心、认证中心、银行、税务部门等监督下,其他企业的大量数据也通过网络直接采集,瞬间沟通,使会计信息系统由封闭走向开放,直接处于社会监督和政府监督之中。

  (三)会计核算原则

  由于会计理论和会计职能的变化,企业会计信息处理的基本原则也将受到相应的冲击,网络会计的确认和计量需从新认识。

  1、权责发生制原则

  权责发生制原则与会计分期假设相伴而生。会计分期假设已被淡化,权责发生制的根基也相应发生动摇。在网络环境下,电子货币支付方式将使现金流量大大加快,有关现金流量的信息对企业未来经济活动更为相关,所以在电子商务时代采用收付实现制更有现实意义。

  2、配比原则

  配比原则存在的合理基础是会计分期这一会计信息处理的基本前提假设,当这一前提假设本身失去存在的必要时,跨期摊提的会计处理手法已经没有使用的空间,配比原则自然也就失去存在的基础了。

  3、历史成本计价原则

  历史成本计价原则的有效应用主要是建立在持续经营假设基础之上的。在电子商务时代,企业可以运用网络技术轻而易举地从网络上获得最新的资产成交价格信息,而不必以历史成本数据作依据。另外,对于一个并不希望持续经营的虚拟企业来说,需要考虑的实际上主要是资产的变现能力,因此,现行市价法作为计价基础比历史成本会更好地反映虚拟体系的现实质量状况。

  4.及时性原则

  虽然及时性原则在传统商务模式下和在电子商务模式下都是适用的,但是其内涵和要求相差很远。传统会计系统按月按年提供财务报表即可称得上“及时”。然而,报表是在一个会计期间结束后编制的,所以无论是动态报表还是静态报表都有面向历史的缺陷。而在电子商务时代,产品的市场生命周期和产品推向市场的时间大为缩短,信息使用者可能随时随地都需要作出经营决策,等到月末年终为时已晚。而电子商务的优势恰恰在于它的“实时性”,以电子交易为例,从顾客提交订单到拿到销售商出具的电子收据为止的整个过程仅需10-20秒,这就要求网络会计的核算从事后达到实时、从静态核算变为动态核算、财务管理实现在线管理,冲破了传统会计在时间和空间上的约束,财务报告的随时生成与获得成为可能,只要需要,无需顾及和等待到会计期末,点击鼠标即可随时生成所需的会计信息的“实时传递”更适合决策者的要求。

  (四)会计核算方法

  传统会计一般采用借贷记账法来进行财务核算。在电子商务时代,借贷记账法具有很大的局限性,表现在以下三方面:一是借贷记账法只反映价值信息,而不反映非价值信息;二是借贷记账法只反映与资产负债表相关的经济活动,不反映其他重要信息,如证券价格信息;三是借贷记账法只反映会计主体内部的有关信息,不反映其供应链上的其他重要信息,如供应商的原料信息、客户的需求信息等。而借贷记账法所不反映的这些信息,恰恰是电子商务企业管理者和投资者所关心的重要信息。另外,在电子商务条件下,物流配送中心使得企业零库存成为可能。消费者导向型的柔性生产方式使得生产品种多样化,相应的产品成本的分配也必然要作相应的改革,即传统会计中成本分配的分步法和品种法等均不适应新经济形态中产品的生产成本分配要求。在实时生产系统条件下,根据成本动因进行成本分配就成为必然。

  (五)会计报告要素

  传统会计把会计报告要素固定地分为资产、负债、所有者权益、收入、费用、利润等六大类。在电子商务时代,会计报告是实时、动态、全方位的,是建立在信息需求多样化基础之上的,事先明确要素分类和处理程序根本没有必要。电子商务使资产、负债、所有者权益等概念的内涵和外延都相应地发生了变化,如资产是企业拥有或者控制的、能为企业提供未来经济利益的经济资源,可分为固定资产、无形资产等。在电子商务模式下,人力资源、知识产权、客户关系数据库、以域名为表现形式的网络品牌等将成为无形资产的崭新内容,这在传统会计中是根本找不到的。因此,细划会计报告要素以全方位反映企业的经济活动更有实际意义。

  (六)会计业务流程

  在电子商务时代,企业内实行网络化集成管理。计算机网络代替了纸笔、算盘、计算器,电子单据在线录入,电子货币自动划转,财务业务高度协同,所有信息汇成了一条连续的信息流,需要任何财务信息都可直接从网上获得。大约每30份单据才成就一笔交易的时代将成为历史。纸质凭证、分类账户、T型账户和写在纸上的账户已不适应网络时代的要求,网络会计使用数据库账户,使用分散的数据库系统。传统会计的工作业务流程将面临着一次全面的重组。

  二、现行的会计体系应如何适应电子商务的发展

  由于电子商务已逐渐成为当今时代的重要商业方式和企业生存方式,因此,需要现行的会计体系及时作出相应的变革,以适应电子商务时代要求。

  (一)会计人才方面

  电子商务需要高素质的复合型会计人才。电子商务信息的传递与处理均要通过对计算机的操作来完成,这就要求网络会计人员既是一名出色的计算机操作员,又是一名高水准的会计师并能熟练掌握各种网络财务软件的操作。此外,互联网上的公司多数是国际企业间的相互合作,涉及不同的语言、商务、会计处理方法和社会文化背景,这同样要求网络会计人员必须精通英语、熟悉国际会计及商务惯例,并具有较为广博的国际社会文化背景知识。

  (二)会计服务与市场方面

  电子商务要求会计服务范围不断地扩大,不但要服务于物资生产领域,还应服务于非物质生产领域,面向政府、流通领域、生产行业、消费者以及国内外贸易的各个方面。另外,建立在互联网基础上的电子商务本质上是没有国界的。电子商务为多国企业合作、国际证券市场等国际资本市场的发展提供了新的运作空间。国际电子商务的发展对会计准则的国际差异提出挑战,不同的会计准则反映不同的会计信息,如果这种差异需要投资者、合作双方甚至多方在网外经过特殊调整后才能解决,将影响电子商务作用的发挥。因此,电子商务要求会计市场国际化。

  (三)会计手段方面

  电子商务要求会计手段多样化、现代化。在电子商务中,企业运用各种系列化、系统化的电子信息工具,诸如:POS (收款机)、EOS(电子定货系统)、EDI(电子数据交换)、E-MAIL(电子邮件)、EFT(电子货币转移系统)、BBS(电子公共牌系统)、BC (条码技术)等,使得各经济主体间的交易得以迅速、准确的进行。会计作为一种以提供财务信息为主的经济信息系统,为了不断地满足财务报告需求者的客观需求,必须采用多样化、现代化的手段为企业服务。

  1、必须与现代信息技术高度融合

  网络会计按财务信息处理的要求,充分利用现代信息技术,对企业的财务工作方式、方法、业务流程进行重新构建,以适应现代企业瞬息万变的管理要求。

  2、数据传输方式无纸化、网络化

  网络技术的发展使会计信息不断走向无纸化、网络化。一是数据输入的无纸化、网络化。财务原始数据可以直接源于网上的业务信息,如电子发票、电子汇票,无需纸质凭证,也无需手工录入;二是传输过程的无纸化、网络化。如原始凭证直接通过网络财务软件处理变成记账凭证,水电费直接变成生产成本等;三是财务信息输出的无纸化、网络化。电子符号代替财务数据。磁介质代替了纸介质;网页数据代替了纸页数据,网页数据成为财务信息输出的崭新方式。

  3、财务业务高度协同

  在电子商务环境下,企业通过因特网与其供应商和客户进行交易,业务记录和财务信息实时地反映在网上,企业的资金流、商流、物流、信息流四流高度整合。财务管理的对象已不单单是企业的资金运动,财务业务协同成为了网络会计的显著特征。包括:一是企业内部的协同,如网上采购、网上资金筹备、网上销售、网上预算控制等;二是企业与其供应链的协同,如网上询价、网上催账、网上制定生产计划等;三是企业与其客户的协同,如网上订单、网上订制、网上支付、网上服务等;四是企业与社会相关部门的协同,如网上银行、网上保险、网上年检、网上征税、网上报关等。企业必须制定出满足以上协同业务的有关会计核算的具体办法和财务管理模式。

  4、高效集中式管理

  现代经济生活中,由于空间距离的限制,总公司对其分支机构的会计管理往往是松散的,集团企业集中式的会计管理也难以实现,甚至导致决策失误。因特网的出现,网络会计的产生,时间差距、地理差距将不再成为障碍,高效集中式管理将成为可能。电子商务系统可以跨区域实时动态地收集和处理数据,实行集中记账、集中资金调配、远程审计、远程保障等财务活动。使企业可以有效整合整个企业的财务资源,实现决策科学化、业务智能化,并能充分利用资源和集团内部真正的信息共享,提高投资回报,降低运营成本,以保证整个企业在有序状态下高速发展。

  5、高度实时动态管理

  传统财务管理的模式是建立在会计分期假设基础上的,侧重于事后管理,是一种静态管理。网络财务管理模式借助于计算机和网络技术,变传统的事后静态核算为高度实时化、动态化、智能化的动态核算,打破财务报告时间和空间上的界限,建立实时财务报告系统。如电子商务中电子支付的处理和核准、电子交易的记账、余额在线审核等。损益表和资产负债表中的部分信息如现金、应收账款、存货等保持近乎实时的更新,使用者可以随时随地获取最新的资产、负债、收入、成本、资金状况等动态会计信息,也可以随时随地得到最新的企业整体、单个分部或若干个分部的会计信息。

  6、支持强大的远程处理

  因特网的发展使企业与企业、企业与客户之间的距离变短、变近,物理距离变成鼠标距离,轻轻一点,企业财务管理的触角就可以延伸到全球的任何一个节点,高效快捷的远程报账、远程报表、远程查询、远程审计等,不但保证了财务信息的客观、实时,而且实现财务分工扁平化,极大地提高了企业管理的效率。

  (四)会计管理方面

  1、政策法律方面

  从支撑电子商务的两大支柱“法律及公共政策”、“安全及网络的技术标准”可知,发展电子商务、网络会计需要政府的推动和企业积极参与,需要建立必要的法律法规和技术标准,改进现行的企业财务制度,以适应网络会计的需要。2000年7月1日施行的新《会计法》为网络会计的产生提供了一个适合的法律环境。一是新《会计法》进一步强调了会计资料的真实、完整,对会计工作的要求更规范、更全面、更具体,客观上需要有一种新型的财务管理模式与之相适应;二是新《会计法》首次确立了电子单据的法律地位,使得网络会计有法可依;三是增加了电子交易的核算处理内部控制制度,如网上结算管理制度等,使网络会计作为电子商务的重要组成部分具有了法律保障;四是新《会计法》促进了对各行业、各地域会计制度的统一,使网络财务的异地协同处理成为现实。因此,新《会计法》的实施,有力地促进了网络会计的产生和发展。

  2、技术、管理方面

  现代信息技术的发展带来了大量先进的高新技术,其中基于Internet / Intranet的WEB技术、大型数据库技术、三层结构组件技术和防火墙技术等的成功应用为实现企业在电子商务下的网络会计提供了坚实的技术保障。另外,网络会计对网络基础设施提出了更高的要求。现有的互联网在宽带、速度以及多媒体等方面都有相应的差距。在建立网络会计信息系统时,一方面应从技术上缩小差距,另一方面应从管理上考虑安全措施。对于重要的会计计算机系统应制定管理和安全保护措施。加强计算机系统运行的安全管理,以及突发事件的应急对策等。

  3、网络安全方面

  黑客的袭击网站、用户的误操作、计算机病毒和计算机本身的机械性故障等都为网络会计的发展带来了极大的不便,再加上有许多财务软件不够完善,不能排除电子凭证、电子账簿可能被随意修改而不留痕迹的行为。传统的依靠鉴章确保凭证有效性和明确经济责任的手段不复存在。由于缺乏有效的确认标识,信息接受方有理由怀疑所获取财务数据的真实性;同样,作为信息发送方,也有传递的信息能否被接受方正确识别并下载的担心。因此,在建立网络会计信息系统时,一方面,健全内部控制,在操作系统中建立数据保护机构,调用计算机机密文件用口令控制、修改文件和数据必须登录备查。同时系统可自动识别有效的终端入口,当有非法用户企图登录或错误口令超限额使用时,系统会锁定终端,冻结此用户标识,记录有关情况,并立即报警。另一方面,提高网络系统的安全防范能力。必要情况下可采用电子门锁、指纹核对、用计算机控制进出并登录进出人员的姓名和时间等防范控制手段。对病毒的预防可采取防火墙、入侵检测系统、物理隔离、虚拟专用网等技术。对于信息系统则普遍采用安全认证手段和安全协议,用数字签名方式代替传统签字盖章,以防止信息在传输过程中否认、伪造、篡改及冒充等问题。

  (五)软件开发方面

  网络会计不是传统手工会计的“模拟系统”,也有别于近年发展起来的“会计电算化”。为适应电子商务的要求,网络财务软件必须能提供全新的特性。首先,从管理方式上,网络财务软件的核心是处理好财务与业务在网上的协同;报表、报账、查账、审计等远程处理;事中动态会计核算与在线集中式财务管理等管理模式,在工作方式上必须支持在线办公、移动办公等方式,同时能够处理电子单据、电子货币、网页数据等新的介质,通过信息流支配企业物流和资金流。其次,从软件功能上,网络财务软件必须在现阶段财务软件的基础上提供如远程报表、远程查账、网上支付、网上财务信息实时查询等功能,支持网上询价、网上采购、网上服务、网上银行等。故应对购入的会计电算化软件进行二次开发,从基于PC、局域网和中小型数据库平台的桌面财务软件发展到基于Internet的、分布式的、客户终端Web化的网络财务软件;从以记账凭证为入口的核算型会计软件发展到以网络实时业务数据为入口的企业管理一体化软件;实现真正的信息资源、设备资源共享;能利用分布式处理使整体会计工作进度加快与工作效率的提高,以满足网络会计的要求。

  三、结束语

  电子商务的迅猛发展为网络会计的产生和发展提供了必要的条件。网络会计已成为企业电子商务发展的重要组成部分,财务业务的高度协同是网络会计显著特征。随着我国高速宽带网的迅速发展、先进网络技术的进一步应用和计算机应用范围与水平的提高,网络会计将会得到更广泛的重视和应用,从而最大限度的发挥它的优势,成为当代会计学中最具潜力的新领域。