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浅谈会计电算化存在的问题及应对措施

2012-05-25 08:37 来源:徐静

  一、会计电算化概述

  会计电算化是现代电子和信息技术在传统会计工作中应用的简称,是会计进入信息化的基础。它是用电子计算机代替人工记账、算账和报账,以及部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程。它改变了传统会计的手工记账方式,使会计人员将时间和精力用于资金数据的分析和综合上,保证了会计信息的准确性和及时性。加强了财务管理与资金监控,提高资金使用效率,降低资金风险,从而推动了企业各项管理,会计电算化已成为时代发展的要求。

  随着现代经济和科学的飞速发展,我国会计电算化得到了普及和应用,但目前许多企业的工作还处在一个较低的层次上,存在着不少问题,我们要认真分析这些问题并严肃对待,消除一切不利于会计电算化发展的因素,推动我国会计电算化健康和持续发展。

  二、我国会计电算化存在的主要问题

  1.对会计电算化的重要性认识不足

  我国会计电算化发展同比发达国家来说,起步较晚,有着较大的差距。在大多数人们的思维观念里,会计电算化仅仅是代替手工记账,减轻会计人员负担的工具,还没充分认识到电算化对企业的重要性及深远意义。也有些企业盲目跟随潮流实行会计电算化,没从企业的实际出发,造成了资源的大量浪费,提供的信息不能及时、有效地为企业决策及管理服务,严重影响了会计电算化在实际工作中的应用。

  2.会计电算化人才严重缺乏

  会计电算化给会计人员提出了更高的要求,目前从事会计电算化操作人员大多数是由过去的会计、出纳担任,虽然有丰富的手工会计经验,但对计算机方面的知识了解甚少,只能对简单的日常会计核算进行处理,一旦出现的故障,不能及时排除,就很可能造成系统数据丢失,造成巨大损失。另外,部分会计人员对会计电算化有所排斥,虽然经过相关培训,但学习积极性不高,培训成效不明显。

  3.会计软件存在缺陷,使用混乱

  目前我国财务软件众多,软件开发公司大都强调自己的特色,没有统一的标准,缺乏长远规划和组织协调,不同的财务软件相互不能兼容,数据接口、使用方法也不一样,导致报表汇总、数据查询、数据传输的困难,给用户带来不便。此外,有些单位自行开发财务软件,在技术水平、资金有限的情况下,盲目开发出一些低水平软件,使得会计信息存在着安全隐患,使非法分子有机可乘,让企业蒙受损失。

  4.安全性和保密性差

  由于不少企业只看到会计电算化带来有利的一面,却没有重视会计电算化工作的安全性和保密性,也忽视对会计人员安全防范教育,在实际工作中存在着不少安全隐患。一些操作人员未能按照正确程序操作,或对计算机病毒防范意识不强,安全保密措施不得当,导致会计资料丢失或被不法分子篡改,直接造成会计信息资源的损失。其次,会计档案管理制度不完善,档案归档工作处于无序状态,缺乏管理会计档案的经验,容易造成会计资料丢失,从而影响会计档案的完整性。另外,还有一些其他因素,比如登帐时突然断电、死机或发生火灾等,造成会计信息处理中断和数据丢失。

  5.会计电算化的基础管理工作存在漏洞

  在会计电算化模式下,需要建立与之相配套的一系列内部控制制度加以约束。然而,目前实行会计电算化的单位仍采取模仿手工的管理方法,没有实行重整,岗位分工混乱,权限设置缺乏牵制,会计制度不健全,核算过程不规范。

  三、会计电算化得以完善的对策

  随着时代的进步,对会计电算化的提出了更高的要求,要使我国会计电算化工作能够健康的发展,不断适应新的形势,必须从理论上和实践上进行探讨,解决会计电算化存在的问题。

  1.提高对会计电算化重要性的认识

  会计电算化是整个会计理论与会计实务的一次根本性变革,实施会计电算化的单位必须在思想上引起高度的重视,要充分认识到实行会计电算化是时代发展的必然要求,要从观念上重视并接受会计电算化,积极转变会计工作职能,改变会计工作组织和人员分工,提高会计人员素质和更新知识结构,从而提高整个会计工作水平,这样才能有效的实施会计电算化并取得良好的成绩。

  2.加大对会计电算化人才的培养力度

  我国会计电算化的发展离不开大量的会计电算化人才,这就要求会计人员不仅要具备扎实的会计基本知识,计算机相关知识,更需要有一定的管理理论知识。这就要求加大培训力度,制定切实可行的培训计划,合理的安排会计电算化培训内容,完善会计人员电算化业务知识和理论结构,熟悉会计电算化实际操作,掌握计算机先进技术,学习经营管理知识,同时还要加强会计人员的思想和职业道德教育,培养出一支既懂技术,又懂管理,知识结构合理,技术过硬的“复合型”信息技术人才队伍。

  3.完善并规范财务软件

  使用的财务软件必须符合国家统一的会计制度的规定,财政部门应对通过评审的财务软件进行一次数据安全专项测试,对达不到规定的责令整改。另外,要建立一致的会计电算化协议,财务软件应具有易于扩展的框架结构及标准的对内与对外接口,在功能方面要尽量考虑客户的需求,提高软件产品的开放性和兼容性,利于数据收发和交流。

  4.加强会计电算化信息系统的安全性、保密性

  财务上的数据往往是企业的绝对秘密,在很大程度上关系着企业的生存与发展。为有效的防止会计数据泄密、丢失,防止发生计算机舞弊行为,加强财务数据的安全性和保密性,需要从几个方面入手:(1)政府要加强法制建设,严厉打击会计电算化系统的犯罪活动,保证会计工作有法可依,违法必究。(2)在进入系统时加一些诸如用户口令、声音监测、指纹辨认等检测手段和用户权限设置等限制手段,自动建立工作日志,设置数据变更标记,防止舞弊。(3)完善电算化会计档案管理的各项制度,设置强制备份功能,实行纸质档案和新型载体档案双套保管,定期进行检查、复制,以防会计信息损坏。(4)加强网络安全防范能力,加大软硬件设备设施的投入,采用防火墙技术、网络防毒,信息加密等,限制外界对会计数据库的非法访问,强化系统的安全防护功能,定期维护,保障会计资料的安全、准确、完整。

  5.做好会计电算化环境下的基础管理工作

  会计电算化基础管理工作是搞好电算化工作的重要保证。首先,管理人员必须具备现代化管理意识,做好会计电算化总体规划,重新调整会计及整个企业的机构设置、岗位分工,明确相关人员工作内容和权限,规定具体操作流程,建立一系列现代企业管理制度。其次,还要修改扩建机房,选购、安装、调试设备,培训会计电算化人员,进行系统的试运行,建立会计档案管理制度等等工作。最后,建立适应管理需要的会计模型,使电算化会计从核算型向管理型发展,从而推动整个企业管理信息系统的开发、建立和完善。

  四、结论

  随着经济全球化趋势进一步加剧,会计电算化已经成为当前推动了企业管理手段的现代化的重要工具,越来越多的企业已经认识到会计电算化的重要性。我国在这一领域还处于探索阶段,还有很长的路要走,需要多方面的共同努力和相互协调,需要社会给予更加广泛的关注和支持,这样才能使会计电算化发挥更大的作用。

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