上市公司董事会秘书(Secretary of the Board)是上市公司的高级管理人员,主要负责公司股东大会和董事会会议的筹备、文件保管以及公司股东资料的管理,同时承担着信息披露、投资者关系管理以及董事会日常事务等工作。具体职责通常包括以下几个方面:
1. 股东大会和董事会会议管理:
- 筹备股东大会和董事会会议,包括会议日程安排、会议材料准备、会议通知的发送等。
- 确保会议的合法合规性,记录会议内容并制作会议纪要。
- 协调董事、监事和高级管理人员的参会事宜。
2. 信息披露:
- 负责公司对外信息披露事务,包括定期报告(如年度报告、半年度报告)和临时报告(如季度报告、重大事项公告等)的编制和发布。
- 确保公司披露信息的真实、准确、完整和及时。
3. 投资者关系管理:
- 代表公司与投资者、分析师和媒体进行沟通和交流,解答他们的疑问,传递公司的信息。
- 组织和参加投资者会议、路演和分析师会议等。
4. 股东资料和档案管理:
- 保管公司股东名册、股权证明文件和其他相关资料。
- 确保股东信息的真实、准确和完整。
5. 公司治理和合规性:
- 协助董事会和高级管理人员了解和遵守相关法律法规、交易所规则和公司内部规章制度。
- 提供有关公司治理和合规性的建议和咨询。
6. 日常事务:
- 处理董事会和董事的日常事务,包括文件收发、合同审核、印章管理等。
- 协调公司与监管机构、交易所等的外部关系。
7. 其他职责:
- 根据董事会授权,处理其他相关事务。
董事会秘书的职责可能会因公司规模、行业特点和公司治理结构的不同而有所差异。上市公司通常对董事会秘书的任职资格、职责范围和职业道德有明确的要求,以确保其能够有效地履行职责,保护投资者权益,并促进公司的健康发展和良好运营。