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全面预算管理与ERP的有机结合

2009-12-03 08:07 来源:李福祥

  【摘要】全面预算管理已经被大多数企业所接受和实施。传统的全面预算管理方式由于没有IT环境的支持,已经很难满足企业的实际预算管理需要。本文结合扬州亚星客车股份有限公司的实践,提出了在ERP系统下构建全面预算管理模块的理念设想。

  【关键词】亚星客车;全面预算管理;整合ERP与预算

  一、问题的提出

  现代企业管理的发展要求实行预算管理。现代企业管理应该是系统化、战略化、人本化的管理。“系统”所要求的是各种管理的融会而非集合;“战略”所体现的是前瞻、有序而非“救火式”的应付;“人本”所倡导的是“人管”而非“管人”。全面预算管理正是这样一种集系统化、战略化、人本化理念为一体的现代企业管理模式。它通过业务、资金、信息的整合,明确、适度的授权、分权,战略驱动的业绩评价等,来实现资源合理配置、作业高度协同、战略有效贯彻、经营持续改善、价值稳步增加的目标。全面预算管理从20世纪20年代发展至今,已经成为企业组织内部控制系统的核心。目前全面预算管理在理论上的概括是相对完美的,但在实践中和任何其他管理工具一样,本身也存在不足与缺陷。如何融合、集成先进的理论、方法、技术来创新预算管理,成为预算管理要解决的问题。

  ERP,即企业资源计划,是20世纪90年代初期兴起的、以市场和客户为导向的、以实行企业内外资源优化配置、消除生产经营过程中一切无效的劳动和资源,实现信息流、物流、资金流、价值流和业务流的有机集成和以提高客户满意度为目标,以计划和控制为主线,以网络和信息技术为平台,集客户、市场、销售、采购、计划、生产、财务、质量、服务、信息和业务流程重组等功能为一体,面向供应链管理的现代企业管理思想和方法(ERP系统就是利用这种思想开发的软件)。自从1981年沈阳第一机床厂引进我国第一套MRP II软件至今,成千上万家企业实施了ERP项目,理论界也对ERP的管理思想和应用过程进行了有益的探讨。

  当代信息科技的蓬勃发展,改变了人类的生产、生活方式,对企业组织产生了巨大的影响 , 它改变了也正改变着企业的生存环境、 经营思想、管理模式,加速了经济全球一体化的进程 ,从而也重新定义了信息时代企业生存、发展的全新规则。ERP 系统在我国现代企业得到了越来越广泛的应用,这为全面预算管理的完善、发展和应用创造了条件。而以财务为核心的全面预算管理正是 ERP 事先计划与事中控制思想的重要实现手段。面对高速发展的信息时代 、瞬息万变的市场环境 、灵活多变的企业经营思想,全面预算管理必须与ERP进行有机的结合,融合各自的管理理念,建立全新的管理模式。但两者为什么要进行结合、到底应该如何进行有效结合、在实际应用当中又要如何处理好两者之间的关系?本文结合扬州亚星客车股份有限公司的实践,拟就此问题作一些探讨。

  二、全面预算管理与ERP有机结合的必要性与可行性

  正如阎达五先生所说:预算控制等先进的财务控制方法在我国运用程度非常低的原因,除了经济环境、思想观念、财会人员水平和素质等因素制约外,还有一个重要的原因就是没有把财务控制方法与信息技术有机结合起来,没有站在IT环境下探索财务控制的机理。因此我们有必要在信息系统环境下对传统的预算管理进行重新审视。

  一方面,在预算编制方面,由于全面预算的编制不仅包括财务指标,而且包括非财务指标,涉及企业的方方面面,加之预算指标之间的勾稽关系复杂,这就导致了预算的编制周期较长,必然耗费大量的人力、物力和时间。姑且不谈手工方式的费时、费力,即使是电子表格软件也存在着信息难以集成与共享、不支持预算跟踪、安全性差、协调性弱等缺点,同样也无法满足全面预算管理的要求。而 ERP 是一个高度集成的管理信息系统,它能提供全面预算管理所需要的大部分数据,其余的数据可通过扩展较容易地提供。具体来讲,ERP系统提供了灵活的工具来编制预算,可复制历史数据、建立预测模型,预测未来,可以模拟多个预算版本等等。ERP在预算领域提供的不仅是一种工具,也是一种思路。比如市场细分,比如标准成本等等。当然预算终究是预算,它的目的不是绝对的精确,但毕竟当实际偏离计划时我们需要足够的信息找到偏离的原因。ERP系统是一种注重细节(Go to detail)的平台,它的来源不仅是理论更是实践。因此,将全面预算与 ERP进行结合,能方便有效地实现全面预算的编制。

  另一方面,预算执行和实时控制难度更大。当经济业务发生时,由于没有实现 IT 环境下集中管理模式,无法获得实时动态的数据,无法按照各级别制定的具体预算指标进行实时控制,无法进行预算差异的及时分析,无法采取相应的调整措施。在很多情况下,事后层层汇总的实际数据已经失去了与预算数对比的意义,传统的预算管理也就无法实现事先计划和事中控制的思想。预算的分析考核要全面,而预算执行和控制的最高形式是计算机系统。成功的预算要求经由技术分析的数据具有正确性和相当的精确性,要有先进、科学的内部信息系统,如果预算的技术分析不正确,那么它是不会被接受和实施的。这就要求企业关注信息技术的发展,实现预算信息及时传递与共享,迅速有效地应用ERP,实现预算的实时监控和修正。使用计算机系统将大大减少预算执行的工作量,为进一步细化预算、硬化控制提供了现代化的手段,预算编制流程、预算执行流程、预算调整流程固化为计算机运行的程序,可以避免一些人为因素,增强全面预算管理应有的刚性。全面预算管理如能得到ERP系统的支持,将为确保预算执行的有效进行和预算控制的有效发挥提供良好的信息平台。

  同时,预算体系的构建具有复杂性和操作性不强等特点,而ERP成熟的理论为预算管理体系的设计和实施提供了指导,极大地提高了预算体系的科学性。在预算管理中,一方面借鉴ERP的思想,另一方面与ERP系统集成,改进其技术面,可以提高预算的准确性、科学性和可操作性。尤为重要的是:ERP软件系统只不过是先进的管理理念传输的载体,通过组织机构的流程化整合,倡导团队合作和人本主义精神,优化了预算环境。

  从另外一个角度来看,全面预算管理也有助于企业IT的发展。因为从市场应用和需求来看,任何一个单元技术的信息化系统都显得苍白无力。只有通过整合,将企业管理与信息化复合技术进行集成应用,从而解决信息孤岛问题,才能适应企业业务的成长变化。预算管理也是体现ERP事前计划和事中控制思想的重要手段,有助于以“生产”为中心的ERP推式管理向以“市场”为中心的ERP拉式管理转化。

  全面预算管理与ERP的有机结合也有其坚实的基础和相当的可行性。因为全面预算管理与 ERP 体现了相同的核心理念,即都是合理配置企业资源,使之为企业创造价值。同时,以财务为核心的全面预算管理是ERP系统的重要组成部分,两者的结合必将是相得益彰。

  三、全面预算管理与ERP有机结合的实践与探索

  作为一个有着50多年历史的老国有企业,扬州亚星客车股份有限公司(亚星客车600213,上交所)的全面预算管理和信息化工作也走过了曲折的道路。

  全面预算管理工作。由于几十年计划经济深深的烙印,公司上下对预算和全面预算管理存在着这样和那样的误解:有人认为预算仅仅是一种计划形式,将预算管理与计划管理混为一谈;有人认为预算主要涉及财务数据,与业务部门和其他职能部门关系不大;尤其是业务部门,认为市场变幻莫测,根本就无法编制预算。但作为一种数量化的控制手段,预算管理是为数不多的几个能把组织的所有关键问题融合于一个体系中的管理控制方法之一。经过认真研究,从1999年开始,亚星客车决定在公司强力推行全面预算管理。通过加强学习、转变观念、夯实基础管理工作、组织机构流程化重组等,建立了预算组织与预算责任网络。初期主要借助EXCEL工具进行数据处理。

  信息化工作。亚星客车股份有限公司与其他许多国有企业一样,也经历了封闭式自我开发、低水平单一模块运用等阶段。这些软件主要以模仿、替代手工为主,立足于借助计算机去满足手工状态下企业内部控制和信息管理的要求。很少甚至根本没有顾及信息技术自身的特性,基本为手工业务的翻版,增加了管理成本。在实施全面预算管理一年后,经过广泛而认真的调查研究与认证,并充分结合全面预算管理的实践与需求,公司决定全面采用全球领先的ERP系统SAP R/3,通过系统的运用,引入先进的管理理念。

  经过几年的努力和大量耐心、细致的艰苦工作,亚星客车初步建立起以价值创造为目标、以现金流为纽带、以成本费用控制为重点、以责任报告信息为基础的全面预算管理,并初步实现了ERP系统和全面预算管理的和谐统一,初步实现了经济业务、财务会计、管理会计与信息系统的协同。

  首先, 预算已成为引导和控制企业经营活动全过程的重要标准。预算管理成为企业经营活动的起点,是业务处理的核心和导向,每一业务环节都受预算信息的引导和制约,预算成为经济业务能否顺利流转的重要标志。

  其次,企业的财务核算以预算为前提,财务会计与管理会计实现了有机统一。预算细目与明细会计科目具有一一对应的关系,预算编制的深度和广度决定了会计核算的深度和广度,集成的信息系统也为两者的统一提供了可能。在集成的 R/3 系统中, 财务会计系统的业务处理所基于的数据结构是统一的,每项业务交易的单独处理都具有高度的系统集成性。在基本数据输入以后,财务会计系统会进行一系列的操作(包括更新账户、账户汇总、计算余额表数据、资产负债分析以及损益分析等),其中每次操作都使管理会计系统中的所有数据同时得到相应的更新。所以,财务会计和管理会计实际上是ERP财会系统同一个硬币的正反两面,二者之间是相互支持、相互补充、不可或缺的关系。

  同时, 有关数据可以从其它模块获得, 实现了信息共享。如物料、 销售、资产管理等模块的业务,能通过特殊的科目指定,自动地将有关数据传送到成本核算模块中,有时甚至不需要通过总分类账模块的记录。这就确保了一次录入,数据共享,满足对外公布信息和内部管理的要求,从而在信息共享方面实现了财务会计和管理会计的有机统一。

  最后,以“机器管人”为代表的内部控制功能得以真正实现。如SAP系统中的预算管理模块FM,其功能主要是期初输入预算,平时做相关业务时,系统自动检测相关预算是否超过,若超过就不能继续向下做业务,从而达到事前控制的目的。

  当然,我们也深刻认识到,目前我们仅是浅层次、初步的将全面预算管理与ERP进行了结合,许多方面还有待我们进一步提高与创新。如: R/3配备有适当的界面来集成用户自己的软件或外来的软件,它提供的开放性接口,可以方便地将第三方软件产品有效地集成到R/3系统中来。而公司目前还局限于使用其自身功能或修修补补式的二次开发。若能在SAP R/3的企业ERP系统架构上,进一步研发构建能够与SAP R/3系统实现数据实时交换、流程无缝集成的全面预算管理体系与解决方案,将会使ERP与全面预算管理的结合提升到新的高度。

  从宏观上说,21世纪世界经济的基本特征是国际化、金融化、知识化;从微观上说,人类社会将从工业社会转入信息社会。顾客化、竞争化、变化三种力量,他们或者独立,或者合在一起,正在驱使今天的企业越来越深地陷入令多数大董事和经理惊恐不安的境地(迈克尔,哈默、詹姆斯,钱皮,1998)。企业竞争环境的不确定性加大了企业决策与控制的风险,而全面预算管理与ERP都必须以价值创造和公司战略目标为主线,以提高公司核心竞争力为目的,既不断调整,又有机结合,成为具有互相配合、协调、自组织功能的新型管理模式。

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