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建立付款的联系单制度
一、问题的提出
巨化集团公司是国务院批准的120家试点企业集团之一，是国家特大型企业，巨化热电厂是集团公司所属的二次能源生产厂，也是目前浙江省最大的热电联产企业，担负着向全公司提供电力和蒸汽的任务。热电厂年耗原煤90多万吨，销售收入近4亿元，现金流量特别大，其中年付款额在4.5亿元左右，相应地各类票据也多。这样，一方面，有关人员在发票上签字比较烦琐且容易出错，财务凭证附件也容易出乱；另一方面，管理层不易掌握现金流量情况，业务经办人员事后查询也不方便。
二、解决的措施
针对上述情况，结合建立企业内部控制制度的要求，我们研究设计了一套付款联系单制度，规定业务部门办理付款业务必须凭完整的票据填制《付款联系单》，财务部门也必须凭审批签字手续齐全的《付款联系单》办理付款。
付款联系单格式：
《付款联系单》一式两联：第一联：联系单位留存备查；第二联：财务付款凭证。
付款联系单制度控制的重点在于规范支付审批手续。经办人员根据业务内容填写好《付款联系单》后，先由部门领导审核认可并签字，然后按审批限额规定交厂部主管领导审批、签字，最后送财务科，由财务科长核对、签字，并在部门编制预算的基础上根据轻重缓急和资金状况安排付款。
《付款联系单》主管领导审批限额的一般规定：500元以下的款项由经办部门主要领导签字；500元至20000元以下的款项须有分管厂领导签字：20000元（含）以上的款项必须有厂长签字。另外对一些特殊款项的审批手续也作了相应的规定，从而建立起有效的监督、制约机制，避免给企业带来经济损失。
为充分利用厂内局域网资源，给领导掌握现金流量和业务经办人员事后查询等提供方便，并为会计电算化提供更完善的处理方法，我们又将付款联系单内容纳入到电算化管理系统。
我们要求财务科出纳接到经办部门交付的联系单后，于当天按格式要求输入电脑，主办会计在款项支付次日，编制银行付款凭证（系统同时自动完成付款联系单未付转已付处理），以能实时反映付款信息，方便有关人员获取准确的资料。下面以查询功能为例：
1、未付查询的一般显示
选Z，可手动完成未付转已付处理。
2、已付查询的一般显示：
以上选M，可按付款联系单格式逐笔显示：
三、影响和作用
通过建立付款联系单制度，将委托收款以外的所有付款业务都纳入到联系单管理。一方面，规范了了付款审批手续，加强了资金的监督和控制，对杜绝资金漏洞、确保资金使用安全、提高资金使用效益有一定好处；另一方面，对管理层掌握资金信息和业务经办人员查询付款信息提供了极大便利，特别对业务部门了解跨年度分次付款项目的付款情况带来了很大方便，在一定程度上解决了财务信息沟通不畅的矛盾。另外，每笔业务众多的票据由于有了《付款联系单》这一“统帅”，使得业务内容一目了然，不仅方便了相关人员审核签字，提高工作效率，而且会计凭证的附件也显得清楚整齐，对会计基础工作规范化能起到促进作用。
作者单位：浙江省巨化集团公司热电厂
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