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浅析会计信息系统的发展趋势

2009-03-12 11:30 来源:张晓军

  [摘要]会计信息系统在企业管理中的作用极其重要。随着科技的发展,系统软件也在不断改进,系统的功能不断增强,从而提高了企业管理效率,系统的网络化多功能化趋势也更加明显,如何最快地向管理层提供最新的信息,帮助决策者分析、预测、决策,提高经营效率,将是对会计信息系统的更大挑战。

  [关键词]会计信息系统;网络多功能化;发展趋势

  一、会计信息系统的相关概念

  会计信息系统是指用计算机技术采集、存储、加工、传输会计数据,完成会计核算任务,并用以为企业管理、分析、决策提供服务的信息系统。它的发展历程包括:手工会计信息系统、电算化会计信息系统、准现代会计信息系统、现代会计信息系统。其中手工会计信息系统的核心是会计恒等式、会计循环、会计科目表、分录和账簿,其缺点是:处理会计数据易出错、效率低、信息孤岛、丢掉了非财务信息,电算化会计信息系统是电子计算机应用于手工会计信息系统之中,该模式正逐步取代手工会计信息系统。电算化会计信息系统横向扩展。最后形成整个企业管理信息系统,纵向发展并按职能结构可分为会计信息处理系统、会计管理信息系统、会计决策支持系统;而E化标志着现代会计信息系统模式的开始,它的核心是集成业务处理、信息处理、实时控制和管理决策,称其为现代会计信息系统。

  二、会计电算化的现状及存在的主要问题

  由于我国的会计电算化工作起步较晚,各方面发展得还不完善,就现行的会计电算化而言,还明显滞后于现代技术的发展,远远不能适应企业管理的需要。

  (一)会计电算化程度不高且会计信息系统在企业内部相对独立

  我国电算化事业起步较晚,多数单位电算化都是应用于代替手工核算,仅仅是从减轻会计人员负担、提高核算效率方面入手,根本未认识到建立完整的会计信息系统对企业的重要性,使现有会计提供的信息不能及时、有效地为企业决策及管理服务。同时,在软件更新及硬件投入等方面支持力度不够,更不用说建立企业内部局域网以及注册自己的网站,也无法利用信息技术优势来提高企业的运作效率。

  在电算化实施中,财务数据与业务不能共享,致使财务软件只局限于财务部门使用,与企业内部的业务部门没有很好的连接。其他部门如企业领导和管理人员要看财务报告、财务报表,还需要财务软件打印出来。即使是系统内部它的衔接性也很差。由于当前许多财会软件都着重开发账务处理与报表管理,对于其他诸如成本核算、市场预测等功能开发力度小,使得在处理此类输入,就是说从一个处理系统(模块)到另一个处理系统(模块),不能自动转换数据格式,直接使用基础数据。这不仅增加了工作量,而且因为由于人工核算、人工输入等人为因素,必然会增加出错率,使得软件不能充分发挥它的管理功效和预测功能。另外,很多业务如生产、采购、库存、销售、人力资源等等都与会计信息紧紧联系在一起,有业务的发生就有会计信息的产生,但很多的财务软件并没有与业务系统很好连接,结果会计电算化系统往往独立于其他子系统,无法进行数据交换、信息共享和控制管理,不能与企业内其他管理子系统(库存、销售、人事等)集成融为一体,很难形成整个企业管理信息系统,更别说为企业管理者或决策者服务了。

  (二)会计电算化滞后于现代信息技术的发展

  现在INTERNET-INTRANET技术已发展到我们无法想象的阶段,如果我们还在用孤立的Pc处理个案,那么企业的管理决策、预算、投资、生产决策就会因信息量不足而出现失误。

  当前部分企业虽然实现了会计信息系统的网络化,但是都不是很强,没有真正为决策者提供到帮助。会计信息系统的网络多功能化,不仅仅是要求企业各项工作都要求网络化,在原有系统的基础上增加功能版块,更应当是利用当前最先进的计算机网络技术,作为管理信息系统的一个子系统,通过某种数据库链接。在一个企业,财务部是中心纽带,通过系统软件收集其他各部门的信息,再通过中心数据库的处理生成各种图表、报表等对决策有用的信息。另外针对外部局势的变化,财务中心纽带也能够即时获取外部信息,通过系统分析、预测反馈给决策者,供决策者使用。

  三、会计信息系统的发展趋势——网络多功能化

  电算化会计随着电子计算机技术的产生而产生,也必将随着电子计算机技术的发展而逐步完善和发展。会计信息系统的网络多功能化正逐步增强,会计信息系统将出现或可能出现以下发展趋势:

  (一)与其他子系统之间的衔接度加强,向企业管理信息系统靠拢

  会计信息系统是企业管理信息系统的一个主要子系统,与企业的其他管理子系统是有机联系在一起的,对于一个孤立的会计信息系统,其管理功能是有限的,远不能满足企业对现代管理的需要。在新经济时代,企业经营与管理思想不断创新,这种创新不断对信息系统提出新的要求。在建立会计信息系统时,必须基于现代管理科学理论、经营管理理念和管理活动。纵观管理信息系统的发展,每一代管理信息系统的出现,都和管理思想的创新分不开,都是实现管理思想的载体。例如,MRP(物料需求计划)是为解决制造企业原材料库存管理问题而诞生,MRPⅡ(制造资源计划)为了实现物流和资金流的实时同步更新而诞生。MRPⅡ又发展成为ERP(企业资源计划)。ERP不仅是一种计算机软件,更是一种管理思想的综合。它的核心就是实现对整个供应链的有效管理,它把企业和供应商、客户等市场要素结合起来,并将企业内部的采购、开发设计、生产、销售进行整合,使企业能够对人、财、物、信息等资源进行有效的管理与调控,提高资源运作效率。在这个系统中体现了系统化计划管理、供需链管理、信息集成、精益生产、敏捷制造和同步工程的现代管理思想。会计信息系统经过多年的发展,已经由核算型向管理型过渡,由部门级发展到企业级,会计信息系统作为企业管理信息系统内部的一个子系统,通过与其他子系统建立各种数据链接,并紧密地融入到基于供应链思想的ERP中,综合整个企业各部门最即时的信息,所以网络多功能化会计信息系统是以先进的管理思想为核心,从提高整个企业管理效率、经营效率着手满足现代化管理的需要。

  (二)企业网络化促进企业之间信息传递与交流加强

  随着网络及电子技术的发展,会计信息系统是依托在互联网环境下对各种交易和事项进行确认、计量和披露的会计活动,是电子商务的重要组成部分。企业在通过内部网、外部网和互联网等电子信息技术进行电子商务的同时,将网络技术应用到会计中,完全代替人工进行原始数据的收集、原始凭证的录入、复式记账、算账与报账,以及代替人脑完成对会计信息的分析、预测和决策的过程,能够帮助企业加强相互之间的信息传递与交流,实现财务与业务的协同远程报表、报账、查账、审计等远程处理。事中动态会计核算与在线财务管理,支持电子单据与电子货币,改变财务信息的获取与利用方式。使企业会计核算工作走上无纸化的阶段。随着经济的发展及人们对网络技术认识的加深,它必将获得普遍推广和应用,并建立大范围的会计信息处理网络。

  (三)功能模块增加

  之前的会计信息系统虽然也具备网络化,但因为获取的信息不够充分,与其他部门的联系不够密切,导致分析预测都不够准,仅仅只是起到了核算、综合汇总的功能。在网络多功能化的基础之上,就要求系统不仅仅是核算,更应是通过与市场上的信息交流得出结论再向决策者提供信息,这些功能模块就需要企业根据自身情况增加。财务部作为中心纽带,拥有系统所有的权利,而其他部门视具体职责分配职权,这样,企业内部也相对形成一个局域网;针对外部投资者、债权人所需的信息提供一个阅读功能版块;针对企业与银行出现未达账项的情况,由于企业财务与银行的网络连接,企业系统的已达账会即时发到银行电脑上,银行的入账情况企业也能即时收到,这就需要一个企业与银行建立联系的对账模块;因为企业内部的经营状况、财务信息及其他许多内容都要求具有保密性,那么这就要求企业管理者备份保密或者电脑设置特定保密装置。

  四、网络多功能化会计信息系统的优越性

  (一)高度自动化,降低人力资源占用成本

  会计部门是与企业其他管理部门密切联系的,会计核算的原始数据来自于企业其他部门,如:材料核算的数据来自于物资采购部门;成本核算的数据来自于生产、技术、物资、设备等各部门;固定资产的数据来自于设备管理部门;销售收入的核算数据来自于销售部门。会计信息的处理要经过填制和审核凭证、登记账簿等。各种原始数据、记账凭证在电算化会计管理信息系统下需要由人工收集,并由人工录入原始凭证,因此耗费时间长,需要多个会计人员进行收集、录入工作。而且会计化管理信息系统,利用网络技术,通过企业内部联网、外部联网并采用收发邮件的文件传递方式,会计处理系统自动采集相关的电子原始凭证和数据,并按设定的会计处理方法和流程,自动进行业务处理,生成电子记账凭证,然后自动登账,随时可以根据需要,生成会计报表,还可以通过预测决策系统对会计信息进行分析,从而减少会计人员的工作量,使会计工作所占用的人力资源成本减少。

  (二)信息传递及时,大大提高了工作效率

  基于网络的多功能化会计信息系统,大大提高了会计事务处理的效率。例如:企业与银行之间的经济往来业务的处理是会计部门经常面对的事、由于凭证传递上的时间差,会出现一方已登记入账而另一方尚未入账的情况,这种未达账项使企业账上银行存款余额与银行账上该企业的存款余额在同一日期出现不一致。因此企业与银行要经常发生对账的繁重工作,增加了会计人员的工作负荷,降低了工作效率。E化的会计信息管理系统,在网上直接交换传递信息,共享数据信息资源,银行与企业可以同步进行信息处理,使未达账情况的发生率降至最低(由于计算机中存在响应时间差,不能完全保证不存在未达账现象,当然这种时间差相对于人工处理来说可以说是无穷小的),并使企业对账的周期相应减少。企业进行定期对账时,首先将从网上获得的本企业在银行账上的账单,然后自动生成存款日记账,再采用账务处理系统自动与企业的账单进行对账。

  (三)更高的管理预测能力

  由于互联网技术,企业将更及时地获得更大容量的商业信息,可以做到数据共享,硬件、软件资源共享,并且能及时将相关的信息反馈回去。企业会计部门将由于人力资源占用的减少、工作效率的提高而向财务会计、管理会计方面发展,会计部门将与企业各部门联系起来,加强财务预测、决策和控制功能,帮助企业主管部门更好地进行投资、融资和筹资决策,实现财务与业务的协同。更好地帮助企业管理者加强企业管理,即时依据财务中心提供的信息作出预测、决策,从而有助于提高企业经济效益。

  (四)电子货币使用更加普遍

  现在的商务交易中,支付时大多采用基于纸张的支票、汇票、现金。随着全球网络技术和电子商务的推广,企业间的交易在网上直接进行,企业将使用各种基于网络虚拟技术基础上的支付方式如电子支票、电子货币在网上进行核算。会计事务所处理的对象将不再是现金、支票,而是各种电子货币,将由实物形态变成虚拟形态,效率更高,资金流动快,减少了现金日记账的部分工作和出错率。

  (五)可靠性更高,信誉度更强

  会计事务处理网络化后,由于计算机网络的采用,信息获得将更加及时,系统响应速度及会计事务处理速度也将大幅提高,会计凭证在传递上的时间差缩短,财务分析的各个指标、报表将更加可靠,企业能更好地进行财务分析、预测、财务管理。此外,企业采用EDI技术可以最大程度地减少甚至消除人为因素的介入和信息的录入工作(所谓EDI技术,是指机构之间通过计算机网络所进行的统一结构和标准信息的交换。该技术支持计算机系统之间信息的直接交换。但它涉及的企业需要遵循一套大家所公认的文件或商业单据标准)。现代管理的核心是决策,为使计算机应用对管理工作提供更强有力的支持,必须更直接地为管理决策服务,特别是为高、中层管理决策服务。决策可以借助于计算机决策支持系统来完成,即用计算机来辅助确定目标、拟定方案、分析评价以及模拟验证等工作。在此过程中,可用人机交互方式,由决策人员提供各种不同方案的参量并选择方案。通过人机交互合作,接收外部用户建议,调用系统内部功能软件为决策服务,使模型运行、数据调用和知识推理达到有机地统一。

  五、结语

  互联网技术的发展,使会计信息系统进入了一个崭新的发展阶段,同时也对目前的会计信息系统提出了巨大的挑战。网络多功能化可以让企业根据自身情况,随时设置新的功能模块,同时系统也会随着电子技术的发展日趋完善,向着企业管理所希望的方向发展。如何最快地向管理层提供最新的信息,帮助决策者分析、预测、决策,提高经营效率,将是对会计信息系统的更大挑战。

责任编辑:小奇