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借贷记账法中引入虚拟账户的构想

2009-04-21 18:06 来源:徐峰

  【摘要】当前的财务会计和成本计算体系不能准确、全面地反映企业的物流成本,需要引入虚拟账户准确、高效地计算企业物流成本的全貌。本文从多个角度分析了这一问题。

  一、问题的提出

  在许多企业中,物流成本占企业总成本的比重很大,物流成本的高低直接关系到企业的利润水平以及竞争力的高低。随着企业物流管理意识的增强,人们对于物流成本的关心日渐浓厚,降低物流成本、寻求“第三个利润源”已经成为物流管理的首要任务。

  物流成本是企业在经营过程中,消耗在物流业务方面的显性物流成本和隐性物流成本之和。

  (一)现行的财务会计核算体系不能准确反映物流的显性成本

  按照我国《企业会计准则》的规定,“费用是指企业在日常活动中发生的、会导致所有者权益减少的、与向所有者分配利润无关的经济利益的总流出”,因此,企业确认成本费用的一个基本原则是实际发生,我们把实际发生的计入企业实际成本费用的各项物流支出称为显性的物流成本。

  由于现行的财务会计制度和会计核算方法对物流成本没有分列记账,物流费用没有单独的核算科目,有关物流成本是分散在各个成本费用科目中的。在这些科目中,汇集企业发生的全部成本费用,而不仅仅核算企业发生的物流成本费用。例如,购买原材料所支付的物流费用是计算在原材料成本中的,产品生产过程中发生的物流成本计算在主营业务成本中,自运运输费用等计入销售费用,仓库发生的相关费用计入了管理费用,另外与物流相关的利息计入财务费用。企业发生的物流成本都是列在了“材料采购”、“管理费用”、“销售费用”以及“财务费用”等账户中混合核算的。

  由此可见,企业内部占压多数的物流成本在会计核算上被混入其他费用中,如不把这些费用核算清楚,很难看到物流成本的全貌,即形成了所谓的“物流冰山”。

  (二)现行的财务会计核算体系不反映物流的隐性成本

  那些并不是企业实际发生的,而是隐藏于经济组织总成本中,游离于企业财务审计监督之外的物流成本则称为隐性物流成本,主要包括存货所占压资金的机会成本以及由于物流服务不到位所造成的缺货成本。按照现行的财务会计核算体系,对物流的隐性成本没有也无法做出反映。

  二、经济的发展要求充分发挥会计的管理职能

  现代会计分为财务会计和管理会计两大分支,包括物流成本计算在内的企业成本管理,属于管理会计的范畴。

  当前,“财务会计对外、管理会计对内”似乎成了共识,这种看法不仅不利于会计职能作用的发挥,而且阻碍了会计理论的发展。

  (一)会计在本质上是一种管理活动

  “信息系统论”和“管理活动论”是国内对会计定义的两种代表性观点。

  会计信息系统论是把会计本质理解为一个经济信息系统。而随着所有权与经营权的逐渐分离及公司制企业的发展,会计信息成为联系公司与资本市场的纽带,并对社会资源的合理有效配置起着相当重要的导向作用。财务会计主要承担了记录和报告会计信息的工作。“财务会计对外”也就顺理成章。但是,即使抛开很难用信息系统来概括的管理会计的内容不说,企业财务会计中的内部控制制度、财产清查等无不显示出会计的管理职能。因此“无论从理论上还是从实践上看,会计不仅仅是管理经济的工具,它本身就具有管理的职能,是人们从事管理的一种活动”。

  (二) 会计系统是由财务会计和管理会计共同组成的有机整体

  管理会计与财务会计所处的工作环境相同,共同为实现企业管理目标和经营目标服务。管理会计所需的许多资料来源于财务会计系统,其主要工作内容是对财务会计信息进行深加工和再利用,因而受到财务会计工作质量的约束。而财务会计的发展与改革也应当充分考虑到管理会计的要求,以扩大信息交换处理能力和兼容能力,避免不必要的重复和浪费。尽管在实务中,财务会计与管理会计对会计对象的具体处理方法与技术不同,但管理会计所采用的多种科学理论和方法只不过是为了更好地对财务会计所生成和提供的信息进行加工、改制和延伸。

  (三)经济形势和科学技术的发展要求充分发挥会计的管理作用

  在知识经济条件下,随着信息技术与网络技术的迅猛发展及其在会计中的广泛应用,财务会计与管理会计相互融合已十分必要。

  另外,现在上市公司的财务报告都出自中介组织,企业的财务会计已作为配角而存在。在这一形势下,更应加快企业财务会计提高为管理会计的进程,以使企业的财务部门找准自己的角色定位,从而带动企业管理水平和经营水平的提高。

  三、借贷记账法中引入虚拟账户

  (一)借贷记账法的优点及应用

  由于借贷记账法对每项业务都在相互对应的账户中进行登记,可以全面、系统地反映经济业务的过程和结果,同时使各账户之间保持平衡,有效地防止或减少了记账中的差错,即使出现差错也比较容易核对查找,因此作为一种科学的记账方法得到了广泛的运用,也成为世界各国普遍采用的记账方法。

  (二)通过虚拟账户的设置进行物流成本核算

  借贷记账法本身是一种科学的记账方法,但是由于受到会计准则等方面的制约,在财务会计核算过程中有些项目不能够得到准确的反映,如前文所述的物流成本即为明显的例证。

  1.虚拟账户的实质

  虚拟账户从实质上讲是一个辅助性质的账户,该账户不纳入现行的财务会计和成本核算体系中,而是将物流成本在日常的业务核算中通过该账户以统计的方式计算出来,便于期末汇总出企业的物流总成本。

  2.物流成本虚拟账户的设置

  先设置“物流成本”一级账户,根据企业的具体核算和管理的需要,可以按照物流的领域设置二级账户,如供应、生产、销售、回收等项目;再在该二级账户下按物流功能或费用支付形式设置明细账户,前者如设置运输费、保管费等,后者如人工费、材料费等明细项目。

  3.物流成本虚拟账户的使用

  设置虚拟账户之后,就可以对现行成本核算中已经反映但分散于各项目之中的显性物流成本进行账外的物流成本核算。设例说明如下:

  例:企业购入原材料一批,材料买价10000元,增值税1700元,运输费1000元,材料已验收,款项未付。

  正常的业务核算如下(运费的7%计入进项税额):

  借:原材料10930

    应交税费——应交增值税1770

    贷:应付账款12700

  这样处理的结果是把物流成本1000元隐藏在原材料的采购成本之中,实务中虽然可以在“原材料”账户下设置“运输费”等明细账户来反映物流成本,但是当期末原材料部分或全部未耗用时,则当期发生的物流费用被部分或全部计入当期存货的价值中。

  引入虚拟账户之后,对物流成本通过虚拟账户单独加以反映,(本文以物流成本的核算为例进行虚拟账户使用的探讨,由于该项目反映的是发生的成本费用,故不考虑其记账方向,如发生冲减费用时,则以负号反映即可,文中以“虚拟”字代表虚拟账户,以区分账户分类中的虚账户),对上述业务则可做以下处理:

  借:原材料10930

    应交税费—应交增值税1770

    贷:应付账款 12700

  虚拟:物流成本—供应—运输费930

  四、引入虚拟账户的效果分析

  (一)提高了物流成本核算的准确性

  引入虚拟账户以后,在涉及物流成本的业务发生时,将其中的物流成本费用进行了单独的记录。会计期末,将“物流成本”账户的各项记录汇总,可以得出企业当期物流成本的全貌,再加上适当的按照物流功能或费用支付类型设置明细之后,企业当期发生的物流成本及其构成就可以清晰地呈现在管理者面前,可以为企业加强物流成本控制提供依据。

  (二)提高了物流成本核算的效率

  目前,有的企业通过统计方法,到期末时将企业本期的全部物流费用进行分解,计算出物流总成本。这种方法将工作集中在期末,工作量较大且容易出错。

  引入虚拟账户之后,则是将物流成本费用的计算分解工作在费用发生时即计算完成,使其成为一项日常性工作,而不必集中在月末进行,提高了物流成本核算的效率。

  (三)能够反映物流成本中的隐性成本

  对于企业的隐性物流成本,如库存占用资金的机会成本、缺货成本等,则可以通过虚拟账户的单独记录加以反映。

  (四)促进了会计管理职能的发挥

  物流成本的计算并不是目的,而是要通过物流成本这一核算结果来管理企业的各项物流作业。在准确计算企业物流成本的基础上,可以进一步发挥会计的管理职能,具体体现在:可以把握企业的物流成本总额,并根据企业物流成本数据分析企业物流成本的发展趋势;可以正确评估企业物流经营的绩效;可以正确评估企业物流或其他部门对企业的贡献。

  五、引入虚拟账户的影响分析

  (一)未改变现有的账簿体系

  由于虚拟账户只是一种辅助性质的账户,该账户记录的内容不纳入现行的主要账簿体系之中,因此企业的成本计算和最终的财务报告仍然是按照会计准则或制度的要求进行计算和编制,对虚拟账户中的记录单独通过辅助账簿进行分类统计汇总。

  (二)对会计软件的要求

  由于目前很多企业的会计业务已经通过会计软件进行处理。鉴于虚拟账户的性质,如果需要通过虚拟账户进行物流成本核算,则对会计软件提出了一定的要求,需要在凭证的格式方面进行适当的改进。具体而言,可以在凭证上增加 “辅助核算”项目,再把涉及物流成本的有关账户(如原材料、管理费用等)增加一项辅助核算的要求。在日常账务处理过程中,当使用到上述账户时,系统可以自动提醒会计人员是否进行辅助核算,如此即可通过会计软件实现本账户的功能。

  (三)对会计人员的素质提出了一定的要求

  虽然虚拟账户不改变现行账簿和报告体系,但毕竟是在日常处理中增加了一个新的项目,需要会计人员对该账户的性质有深刻的理解。而且,要准确地进行企业的物流成本核算,同样要求会计人员能够准确地掌握物流成本的内容和范围,能够对成本费用项目有充分的理解和准确的判断,否则应该计入物流成本项目的却没有正确计入,那样设置虚拟账户不仅毫无意义,而且带来了不必要的麻烦。

  六、虚拟账户在其他方面的应用

  除了物流成本核算之外,对企业需要从账簿记录中进行统计分析才能计算出来的一些项目,如企业的研究开发支出(可能分解在人工费、材料费、折旧费等项目之中),也可以通过虚拟账户,采用类似的方法进行分类汇总。

  此外,对会计不能明确地、至少无法全面和直接地反映“交易成本”的项目,也可以通过虚拟账户进行适当的反映。因为交易成本并不发生在生产过程之中,它发生于为生产做准备的各项交易活动之时,而财务会计的记录与报告、会计要素的形成则是以过去的(已完成的)交易为前提。

  七、结论

  对于那些对物流成本管理具有迫切需求的大型企业来说,虚拟账户的设置,可以作为现行会计核算体系和成本计算体系的有效补充,可以提高物流成本核算的准确性和及时性。而且,虚拟账户的设置有效地促进了财务会计与管理会计的融合,能够进一步发挥会计的管理职能。

责任编辑:小奇